Garder sous la main les partenaires à qui vous écrivez
L'annuaire des personnes qui ne sont ni membres ni adhérents — partenaires, élus, hôpital de secteur, presse — à ajouter en quelques clics à n'importe quelle campagne.
L'onglet Contacts de l'écran Communication tient la liste des personnes à qui vous écrivez sans qu'elles soient membres de la structure ni adhérentes : un partenaire, une élue à la santé, l'hôpital de secteur, un journaliste local. Chaque fiche porte un nom, une adresse e-mail, une organisation, une fonction, des listes de diffusion (« Partenaires », « Presse », « Élus »… des étiquettes libres) et une courte note.
Qui y accède
L'annuaire est réservé à la g érance (permission Paramètres généraux) et aux personnes qui ont la permission « Envoi » du groupe Communication. La permission « Rédaction » seule ne l'ouvre pas : on peut écrire une lettre sans voir l'annuaire des partenaires. Ce n'est pas un simple réglage d'écran : la base de données refuse la lecture comme l'écriture à toute autre personne. Quand l'abonnement de la structure est en lecture seule, l'annuaire reste lisible mais ne se modifie plus.
Ajouter un contact
- Onglet Contacts, bouton « Ajouter » (« Ajouter un contact » tant que l'annuaire est vide) : la fiche « Nouveau contact » s'ouvre à droite.
- Renseignez au moins l'adresse e-mail. Une adresse déjà présente dans l'annuaire est refusée, avec le nom de la fiche qui la porte.
- Ajoutez au besoin l'organisation, la fonction et une ou plusieurs listes de diffusion, puis « Enregistrer ».
Importer une liste
Le bouton « Importer » ouvre un tiroir où vous pouvez :
- coller des adresses, une par ligne, sous la forme « Nom <adresse> » ou l'adresse seule ;
- ou choisir un fichier CSV ou XLSX (5 Mo au plus) : les colonnes prénom, nom, e-mail, organisation, fonction et liste sont reconnues par leur en-tête.
Un aperçu dit, avant tout enregistrement, combien de fiches sont nouvelles, combien sont des doublons ignorés et combien d'adresses sont refusées. Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas confirmé l'import ; « Annuler » referme le tiroir sans rien changer. L'annuaire compte 5 000 contacts au plus : un import qui dépasserait ce plafond est refusé en entier, jamais tronqué.
Écrire à vos contacts
Dans le composeur d'une campagne, le bloc Contacts (sous le ciblage) propose vos fiches avec le même sélecteur que les membres : deux listes déroulantes, Liste de diffusion et Organisation, et la possibilité de cocher les personnes une à une. Rien n'est coché par défaut : une campagne n'écrit jamais à tout l'annuaire sans que vous l'ayez choisi. Une campagne peut partir à vos seuls contacts.
Une adresse tapée à la volée dans le même bloc propose « Enregistrer dans les contacts » : la fiche s'ouvre pré-remplie, vous la complétez, et l'adresse rejoint les contacts cochés. Si l'annuaire est vide, le bloc affiche « Aucun contact enregistré · Ouvrir l'annuaire ».
Chaque contact servi compte pour un crédit, comme tout destinataire, et entre dans le plafond d'envoi sur 24 heures. Dans le suivi d'un envoi, un contact porte la pastille « Contact », et l'historique des campagnes affiche « + N contacts ».
Désinscription et suppression
- Chaque lettre porte un lien « Se désinscrire » : un contact qui l'utilise n'est plus servi par votre structure, même s'il reste dans l'annuaire. Le rapport de l'envoi dit combien de contacts désinscrits ont été écartés.
- Pour effacer une personne qui le demande, ouvrez sa fiche et cliquez sur « Supprimer ». La suppression est immédiate.