Écrire à toute l'équipe, et laisser les comptes rendus partir tout seuls

L'écran Communication sert à écrire à votre équipe : une information de la structure, un rappel administratif, un message de la gérance, un appel à participation. Vous partez d'une lettre déjà mise en page, vous choisissez qui la reçoit, vous relisez, vous envoyez — et vous savez ensuite qui l'a reçue et qui l'a ouverte. Le même écran sait aussi diffuser tout seul le compte rendu d'une réunion dès que vous l'avez validé.

Où trouver cet écran

Menu latéral, section Vie de la MSP, entrée Communication. L'écran est découpé en cinq onglets, et l'onglet ouvert reste inscrit dans l'adresse de la page : vous pouvez donc mettre un onglet précis en favori, ou en partager le lien.

Qui peut y accéder

L'écran fait partie de l'offre Gestion. Trois profils y entrent :

• la gérance (permission Paramètres généraux), qui y accède d'office ;
• toute personne à qui vous accordez la permission « Rédaction » du groupe Communication — elle écrit les lettres, gère les modèles et prépare un ciblage, sans pouvoir les envoyer ;
• toute personne à qui vous accordez la permission « Envoi » du même groupe — elle lance l'envoi au nom de la structure et consomme ses crédits.

Ces deux permissions s'attribuent depuis l'écran Profils et autorisations, groupe Communication. C'est le geste type pour confier la communication à une coordinatrice ou à un coordinateur sans lui ouvrir le reste des paramètres.

Les cinq onglets

En haut de l'écran, une pastille verte rappelle en permanence vos crédits d'envoi restants ce mois-ci — ou, tant que vous n'avez rien envoyé, ce que votre offre inclut par mois. Elle mène à l'onglet Crédits.

Écrire une lettre à l'équipe

1. Partez d'un modèle. Onglet Modèles, choisissez la lettre la plus proche de votre besoin et cliquez sur « Utiliser » : son contenu s'ouvre dans le composeur. Vous pouvez aussi cliquer directement sur « Nouvelle campagne » depuis l'onglet Campagnes et partir d'une page blanche.
2. Rédigez. La section « Objet et variables » porte l'objet du message ; le corps se met en forme avec l'éditeur habituel. Certains repères entre accolades se remplissent tout seuls à l'envoi — le prénom du destinataire, le nom de la structure.
3. Choisissez qui reçoit. Dans la section « Destinataires », le sélecteur est exactement celui des réunions : trois listes déroulantes Structure, Profil et Profession, et la possibilité de cocher des personnes une à une. Sous la sélection, le compteur affiche le nombre de destinataires joignables et, le cas échéant, combien de membres sont sans adresse e-mail — ceux-là ne recevront rien tant qu'aucune adresse ne figure sur leur profil.
4. Relisez l'aperçu. La section « Aperçu » montre la lettre telle qu'elle arrivera, en version bureau et en version mobile.
5. Envoyez-vous un essai. Le bouton « S'envoyer un essai » expédie la lettre à l'adresse de votre compte, objet préfixé, pour vérifier le rendu dans votre propre messagerie.
6. Envoyez. Le bouton « Envoyer à N destinataires » ouvre une dernière confirmation — « Envoyer cette lettre ? » — qui récapitule l'objet, les destinataires et ce qu'il vous restera de crédits. C'est le dernier point de retour : une lettre partie ne se rappelle pas.

Les huit lettres prêtes à l'emploi

L'onglet Modèles propose huit lettres déjà mises en page. Chaque carte offre « Aperçu », « Utiliser » — charger le contenu dans le composeur — et « Personnaliser », qui en fait une copie à vous, modifiable et versionnée, que vous pourrez ensuite archiver puis restaurer.

Lire les résultats d'un envoi

Dans l'onglet Campagnes, chaque envoi porte un bouton « Détail » qui ouvre un panneau latéral, sous le titre « Ce que l'envoi a produit » :

• Messages partis — le nombre de lettres confiées à notre routeur d'e-mails ;
• Reçus — combien sont effectivement arrivées ;
• Ouvertures et Clics, avec leur pourcentage ;
• Adresses injoignables — les adresses mortes, à corriger : elles ne recevront plus rien ;
• Désinscriptions, et s'il y en a, le nombre de signalements pour spam.

En dessous, la liste nominative : chaque destinataire, son adresse, son état et son dernier événement, avec une recherche insensible aux accents et un export tableur. Cette liste est réservée à la gérance ; les autres voient les chiffres d'ensemble et une phrase qui le dit.

Les comptes rendus qui partent tout seuls

Onglet Comptes rendus. Un interrupteur — « Automatisation active » ou « Automatisation désactivée » — décide si le compte rendu d'une réunion part de lui-même à l'équipe. L'interrupteur ne commande que l'automatique : quel que soit son état, vous pouvez toujours diffuser un compte rendu à la main, depuis les listes décrites plus bas.

Ce qui déclenche la diffusion

C'est la validation du compte rendu sur la fiche de réunion : ni la fin de la réunion, ni le brouillon rédigé par l'intelligence artificielle. Une fois le compte rendu validé, la diffusion est programmée après le délai que vous avez choisi : immédiatement, 15 minutes, 30 minutes, 1 heure (le réglage par défaut), 2 heures, 4 heures, ou le lendemain.

Ce délai se compte depuis la dernière validation, et c'est votre fenêtre de rétractation : modifier le compte rendu et l'enregistrer à nouveau repousse la diffusion d'autant, le compte à rebours repartant de zéro. C'est voulu — on ne diffuse jamais une version que vous êtes en train de corriger.

Ce qui n'est JAMAIS diffusé

• Les réunions de concertation pluriprofessionnelle (RCP). Elles apparaissent grisées dans la liste des types, avec la phrase « Jamais diffusée : le compte rendu d'une RCP contient des données de santé. » Aucun réglage ne peut rouvrir cette porte, et aucun bouton « Diffuser maintenant » ne s'affiche jamais sur une RCP : notre routeur d'e-mails n'est pas un hébergeur de données de santé, et la règle s'applique avant même que vos types cochés soient lus.
• Les brouillons de réunion et les réunions privées.
• Les réunions dont le compte rendu est vide ou trop court.
• Les membres désabonnés de vos lettres ne reçoivent pas le compte rendu automatique — il reste évidemment consultable dans l'application.

Les assemblées générales, elles, ne sont pas interdites : elles sont simplement décochées par défaut, parce que leur procès-verbal est un acte de gouvernance produit par son propre circuit. Vous pouvez cocher leur type si vous y tenez — ou, plus simplement, diffuser un procès-verbal à la demande depuis la liste « Comptes rendus validés récemment », qui ignore les types cochés. Elle remonte à 30 jours : au-delà de 48 heures, la ligne porte en plus la mention « hors fenêtre de rattrapage » — la diffusion automatique ne la prendra plus, mais votre bouton, lui, fonctionne toujours.

Régler qui reçoit, et ce que contient la lettre

L'audience se choisit entre « Toute l'équipe » (le réglage par défaut : un compte rendu informe aussi les absents), « Participants et invités de la réunion » — qui varie donc d'une réunion à l'autre — et « Sélection », une liste fixe de membres ou de groupes, la même à chaque diffusion.

La lettre est faite de sept blocs, que vous cochez ou décochez :

1. Tous les documents de l'équipe — un bandeau vers votre Drive partagé ;
2. Calendrier de l'équipe — les cinq prochaines réunions planifiées ;
3. Calendrier des partenaires — votre texte libre ;
4. Compte rendu de la réunion — le texte lui-même, ou un simple bouton vers la fiche si vous décochez « Inclure le texte du compte rendu » ;
5. Prochaine réunion — ordre du jour ;
6. Actualités de la structure — vos actualités publiées dans les 30 derniers jours ;
7. Actus régionales et nationales — votre texte libre.

Un bloc dont la source est vide est masqué : mieux vaut un bloc absent qu'un titre suivi de rien. Vous réglez aussi l'objet du message, où trois repères se remplacent tout seuls.

La mise en page se choisit entre le gabarit SisaFlow par défaut — celui des sept blocs — et l'un de vos modèles personnalisés de l'onglet Modèles. Avec un modèle personnalisé, c'est lui qui décide de la mise en page : les blocs cochés plus haut ne s'appliquent plus.

Un aperçu affiche à droite la lettre remplie avec les données de votre dernière réunion diffusable — le modèle personnalisé compris, quand vous en avez choisi un. La colonne étant étroite, la lettre y est réduite : le bouton « Voir en grand » l'ouvre à sa largeur réelle (600 px, la largeur d'un e-mail). L'aperçu n'utilise jamais une RCP comme illustration. L'encadré « Ce que cela consomme » estime enfin le coût mensuel d'après votre rythme des trois derniers mois.

Les trois listes de l'onglet

Elles vivent dans le même encadré, dont le titre suit l'interrupteur : « Diffusions prévues » quand l'automatisation est allumée, « Diffuser un compte rendu » quand elle est éteinte.

1. « Diffusions prévues » — ce que le serveur va faire

La liste des réunions dont le compte rendu va partir tout seul, avec, pour chacune, une phrase d'état :

Trois boutons accompagnent chaque ligne : « Annuler » retire la réunion de la diffusion automatique, « Rétablir » l'y remet, et « Diffuser maintenant » court-circuite le délai. « Diffuser maintenant » n'apparaît pas sur une ligne déjà en file (le serveur a pris la main, il n'y a plus rien à déclencher) ni sur une ligne que vous venez d'annuler — on ne vous propose pas d'envoyer ce que vous venez de retirer. Pour la remettre en route : « Rétablir ».

Sans cette liste, le délai serait un piège invisible : c'est elle qui rend la fenêtre de rétractation réelle.

2. « Comptes rendus validés récemment (30 jours) » — ce que vous pouvez envoyer à la main

Cette liste répond à une question simple : « j'ai validé un compte rendu tout à l'heure, comment je l'envoie ? » Elle est présente dans les deux états de l'interrupteur, et son contenu change :

• automatisation éteinte — elle liste tous vos comptes rendus validés dans les 30 derniers jours (les RCP exceptées, toujours). Vous n'avez rien activé, vous diffusez quand même, d'un clic ;
• automatisation allumée — elle liste ceux que l'automatisation ne couvre pas : une réunion dont le type n'est pas coché (l'assemblée générale, le plus souvent), une réunion que vous avez annulée, ou un compte rendu validé avant l'activation. Chaque ligne porte alors la pastille « Hors automatisation », pour que vous sachiez qu'elle ne partira jamais d'elle-même — et pour qu'on ne la confonde pas avec un doublon de la liste précédente.

Dans les deux cas, le bouton est « Diffuser maintenant ».

Au-delà de 48 heures, la ligne porte en plus la pastille ambre « hors fenêtre de rattrapage » : c'est le délai au bout duquel la diffusion automatique renonce, pour qu'une activation ne déverse jamais l'historique de la structure dans les boîtes de l'équipe. Votre geste à vous, lui, reste accepté — c'est bien pour cela que la liste remonte à 30 jours.

3. « Comptes rendus diffusés » — l'historique

Chaque envoi y laisse sa trace, avec :

• son statut — Diffusée, Non diffusée (un refus, par exemple une audience vide) ou Erreur — et, le cas échéant, le motif écrit en clair ;
• ses statistiques : envoyés, ouvertures, clics, adresses injoignables ;
• un bouton « Détail » qui ouvre la liste nominative (réservée à la gérance) ;
• un bouton d'envoi, dont le libellé dit la vérité : « Diffuser à nouveau » quand une diffusion est réellement partie, « Diffuser maintenant » quand rien n'est parti.

Ce bouton ouvre une confirmation qui annonce le nombre de destinataires, le nombre de crédits qui seront débités, et si un doublon est possible : « les destinataires qui ont déjà reçu la première diffusion la recevront une seconde fois », ou au contraire « personne ne recevra de doublon ». Dans les deux cas, c'est le compte rendu tel qu'il figure aujourd'hui sur la fiche qui part — corrections comprises.

Un compte rendu corrigé après coup ne repart jamais tout seul : la seconde diffusion est toujours un geste humain.

Ce qu'un coordinateur peut faire

« Annuler », « Rétablir » et « Diffuser maintenant » fonctionnent avec la seule permission « Envoi » du groupe Communication — y compris sur une réunion que la personne n'a pas créée et qu'elle ne peut pas modifier. Le serveur prend alors le relais : il revérifie la permission et écrit à sa place. Vous n'avez donc pas à ouvrir les droits sur les réunions pour confier la communication à une coordinatrice.

Les crédits, et ce qui se passe quand ça échoue

• Un compte rendu diffusé consomme un crédit par destinataire, comme toute lettre. L'encadré « Ce que cela consomme » vous en donne l'ordre de grandeur avant d'allumer l'interrupteur.
• Si notre routeur d'e-mails n'a pas accepté l'envoi, les crédits sont rendus — dans la limite de ce qui a été consommé sur la période en cours — et la ligne passe en Erreur avec son motif. Rien n'est réessayé automatiquement : vous relancez quand vous le voulez.
• Si une reprise après incident trouve une diffusion dont l'état est inconnu chez le routeur, elle est marquée en erreur plutôt que déclarée partie. C'est délibéré : dans le doute, mieux vaut vous faire vérifier que l'équipe a reçu la lettre avant de la rediffuser, plutôt que de vous faire croire à un envoi qui n'a pas eu lieu.

Le bouton « Envoyer par Email » de la fiche de réunion reste distinct

Sur la fiche d'une réunion, l'onglet du compte rendu porte toujours son bouton « Envoyer par Email ». Il fait autre chose : il envoie le compte rendu en PDF, en pièce jointe, aux participants de cette réunion, par le canal des messages de service. Il ne consomme pas de crédits, il n'apparaît pas dans les statistiques d'envoi, et le désabonnement ne l'affecte pas.

Les deux coexistent volontairement : le PDF nominatif aux participants d'un côté, la lettre mise en page à toute l'équipe de l'autre. Voir le compte rendu automatique pour la partie enregistrement et rédaction.

Le désabonnement

Chaque lettre envoyée depuis cet écran porte en pied de page un lien de désabonnement, ajouté d'office par SisaFlow. Un membre qui l'utilise cesse de recevoir les campagnes et les comptes rendus automatiques — et rien d'autre.

L'acheminement lui-même est confié à notre routeur d'e-mails (Brevo, ex-Sendinblue), un sous-traitant établi en France dont les serveurs sont dans l'Union européenne. Il reçoit l'adresse et le nom du destinataire ainsi que le contenu de la lettre ; la liste complète de nos sous-traitants et de ce qu'ils traitent est consultable dans le registre et les sous-traitants.

En démonstration

Dans l'espace de démonstration, vous pouvez tout régler et tout prévisualiser — l'aperçu est réel — mais aucun message ne part jamais, essai compris. Le catalogue de modèles, lui, reste entièrement consultable.

Questions fréquentes

Combien de crédits ai-je par mois ?

Cela dépend de votre offre et de la taille de votre structure. Le chiffre exact est affiché dans l'onglet Crédits, ainsi que dans la pastille en haut de l'écran. Une rallonge se demande depuis ce même onglet.

Une lettre peut-elle partir deux fois par erreur ?

Non. Une seule campagne part à la fois, et un compte rendu déjà diffusé est verrouillé : seul le bouton « Diffuser à nouveau » provoque un second envoi, et sa confirmation vous dit explicitement si les destinataires recevront un doublon.

Que se passe-t-il si l'envoi échoue ?

Si notre routeur d'e-mails n'a pas accepté l'envoi, les crédits réservés sont rendus — dans la limite de ce qui a été consommé sur la période en cours —, l'envoi apparaît en erreur dans l'historique avec son motif écrit en clair, et rien n'est réessayé automatiquement. Vous relancez quand vous le souhaitez.

L'historique affiche « Erreur », mais l'équipe dit avoir reçu la lettre. Que faire ?

C'est le cas d'une reprise après incident : l'application a retrouvé une diffusion dont l'état est resté inconnu chez le routeur, et elle a choisi de la marquer en erreur plutôt que de la déclarer partie. Vérifiez auprès d'un destinataire avant de rediffuser — une seconde diffusion créerait un doublon et débiterait de nouveaux crédits.

L'automatisation est éteinte : puis-je quand même diffuser un compte rendu ?

Oui. La liste « Comptes rendus validés récemment (30 jours) » de l'onglet Comptes rendus propose un bouton « Diffuser maintenant » sur chacun d'eux — sauf les RCP, qui ne sortent jamais.

L'assemblée générale n'est pas diffusée automatiquement. C'est normal ?

Oui : son type est décoché par défaut, parce qu'un procès-verbal est un acte de gouvernance produit par son propre circuit. Vous pouvez soit cocher le type dans les réglages, soit diffuser le compte rendu à la demande depuis la liste « Comptes rendus validés récemment », où il apparaît avec la mention « hors automatisation ».

Un membre sans adresse e-mail reçoit-il quelque chose ?

Non, et le compteur de destinataires l'annonce avant l'envoi (« N sans adresse e-mail »). Complétez son adresse depuis sa fiche de membre pour qu'il rejoigne les destinataires.

Puis-je écrire à des personnes extérieures à la structure ?

Non — cet écran écrit à vos membres. Pour recueillir l'avis de personnes extérieures, utilisez plutôt un formulaire avec lien public.

Les lettres partent-elles de l'adresse de ma structure ?

Par défaut, d'un domaine mutualisé SisaFlow. L'onglet Domaine d'envoi permet de déclarer votre propre domaine et d'y publier les enregistrements demandés : c'est une question d'identité, jamais une condition pour envoyer.

Pour aller plus loin

• Le compte rendu automatique d'une réunion
• Planifier et suivre les réunions
• Rôles et permissions — accorder « Rédaction » et « Envoi »
• Les actualités de la structure
• L'offre Gestion