Les inclusions : suivre le parcours de chaque patient, sans son identité

Un protocole décrit ce que fait l'équipe pour chaque patient concerné : qui repère, qui évalue, qui suit, à quel moment. Les inclusions transforment ce texte en un suivi vivant : vous ouvrez un parcours par patient, chaque professionnel coche ce qu'il a fait, et le relais passe tout seul au suivant.

Une chose ne change pas, et c'est le cœur du module : SisaFlow n'enregistre aucune identité de patient. Le lien entre une inclusion et une personne vit dans votre logiciel métier, jamais ici.

Où trouver cet écran

Ouvrez un projet de soins depuis Projets et Protocoles, puis l'onglet Inclusions. L'onglet n'apparaît qu'une fois les inclusions activées sur ce protocole.

SisaFlow

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Ce que SisaFlow enregistre — et ce qu'il n'enregistrera jamais

Activer les inclusions sur un protocole

L'activation se fait une seule fois, par un administrateur du projet.

1. Dans l'espace du projet, cliquez sur « Activer les inclusions » (carte Parcours du protocole) ou, si l'onglet existe déjà, sur « Configurer ».
2. Vérifiez l'Équipe du projet affichée en tête du dialogue : seules ces personnes verront les inclusions. Un projet sans membre ni coordinateur ne peut pas être activé — personne ne pourrait rien y lire.
3. Choisissez comment vous appelez votre référence : « N° de dossier Doctolib », « Identifiant Weda », « Code interne »… Ce libellé s'affichera au-dessus du champ, à chaque ouverture d'inclusion.
4. Vos critères d'inclusion ne se règlent pas ici mais dans le parcours : ce sont les points de vigilance de l'étape « Critère d'inclusion » (le losange ambre) du rang 1 — « Âge dans la cible », « Score au-dessus du seuil »… Le dialogue vous dit si cette étape existe ; sinon, ajoutez-la depuis la carte Parcours du protocole.
5. Réglez éventuellement le Rythme des inclusions (voir plus bas) et la Valorisation ACI du parcours.
6. « Enregistrer ».

Ouvrir une inclusion

Bouton « Nouvelle inclusion », dans la carte Inclusions de l'en-tête du projet ou en haut de l'onglet.

1. La référence. SisaFlow en propose une (INC-7K3M9Q) ; vous pouvez la garder ou la remplacer par la vôtre (voir juste en dessous).
2. Votre étape du rang 1, tout de suite. Si vous êtes l'acteur de la première étape — le médecin traitant qui vérifie les critères d'inclusion —, ses points de vigilance s'affichent ici comme des cases. Sur un critère d'inclusion, toutes doivent être cochées : un patient qui n'en remplit pas un n'est pas inclus, et le bouton « Critères non remplis — ne pas inclure » referme la fenêtre sans rien créer (aucun numéro, aucune place de quota consommée).
3. La colonne de droite vous dit ce qui va se passer : les places restantes de la période, et à qui passe la main — le reste du rang 1, ou déjà le rang suivant si votre étape le solde.
4. « Critères remplis — ouvrir l'inclusion » (ou « Ouvrir l'inclusion » quand vous n'avez pas d'étape à valider) — ou « Mettre en attente de place » si le plafond de la période est atteint : dans ce cas votre étape se validera dans la fiche, une fois l'inclusion admise.

En fermant la fenêtre, votre travail est fait : l'inclusion naît avec votre étape déjà validée, et la profession suivante est prévenue.

La référence : les deux sens de raccordement

Cette référence est votre clé de correspondance, et elle marche dans les deux sens. Aucun n'est meilleur que l'autre : c'est l'organisation de votre cabinet qui tranche.

• Vous collez la vôtre. Cliquez sur « Remplacer par votre identifiant (Doctolib, Weda…) » et saisissez le numéro de dossier que vous avez déjà. Retrouver le patient ne demande alors aucune note supplémentaire.
• Vous prenez celle de SisaFlow. Gardez INC-7K3M9Q et notez-la dans le dossier du patient, côté logiciel métier. Elle est faite pour ça : six caractères sans O ni I ni 0 ni 1, lisibles au téléphone. « En proposer une autre » en retire une nouvelle, « Reprendre une référence générée » revient à ce mode depuis une saisie manuelle.

SisaFlow refuse une référence qui ressemble à une identité — une date de naissance, un numéro de sécurité sociale, un téléphone, une adresse e-mail, un « Prénom Nom » — et vous dit précisément pourquoi. Ce sont des filets contre l'inattention, pas une preuve d'anonymat : la vigilance reste la vôtre.

Qui voit quoi

Seuls les membres et les coordinateurs du projet voient les inclusions, leurs références et leurs étapes. Ce n'est pas un réglage d'affichage : c'est verrouillé côté serveur. Un gestionnaire qui n'est pas dans le projet obtient l'onglet avec la mention « Réservé à l'équipe du projet » — et rien d'autre que les compteurs.

Les compteurs, eux, sont ouverts à toute la structure : nombre d'inclusions en cours, terminées ce mois, sorties, consommation du quota. Ils ne désignent personne et suffisent au pilotage. La gérance n'a donc pas besoin d'entrer dans l'équipe de soins pour suivre l'activité d'un protocole.

À l'intérieur de l'équipe, l'écran ne montre la référence qu'à ceux qui en ont l'usage : l'ouvreur, les coordinateurs, et les professionnels dont la fonction intervient dans le parcours. Les autres voient #42 et la mention « Réservée aux acteurs du parcours ».

Le passage de relais

C'est le cœur du module : personne n'a à prévenir personne.

Les étapes sont classées par rang. Toutes celles d'un même rang sont disponibles en parallèle ; dès que le dernier est réglé, le rang suivant s'ouvre et les professionnels de la fonction concernée reçoivent une notification dans la cloche, sur leur téléphone et par e-mail : « Une inclusion attend votre étape ». Le message ne porte jamais la référence ni les critères — seulement le protocole, le numéro d'inclusion et un lien.

Quand la dernière étape est réglée, l'inclusion passe Terminée et son ouvreur est prévenu.

Valider une étape

Ouvrez la fiche d'une inclusion (un clic sur sa carte). Le parcours s'affiche à gauche, étape par étape, avec son état : À venir, À valider, Validée, Passée, Critères non remplis.

• Cochez les points de vigilance de l'étape, puis « Valider l'étape ».
• Sur un critère d'inclusion (l'étape en losange ambre), deux boutons : « Critères remplis » poursuit le parcours ; « Critères non remplis » fait sortir l'inclusion du protocole — les étapes suivantes ne s'ouvriront pas, et le travail déjà validé reste acquis.
• Un coordinateur du projet peut valider « au nom de… » une fonction qui n'a pas de compte dans la structure (une diététicienne extérieure, une IDE Asalée) — à condition que l'étape l'autorise : case « Validable par un coordinateur, au nom de l'acteur » dans l'éditeur de l'étape (carte Parcours du protocole), pastille « Au nom de : possible » sur la tuile. Par défaut, une étape n'appartient qu'à sa profession : le coordinateur n'y a pas la main, n'en est pas prévenu et ne la voit pas dans « Mes étapes de protocole ». Quand il valide au nom de quelqu'un, la trace est conservée ; en revanche aucune activité ACI n'est créée dans ce cas, puisque l'acte n'est pas le sien.
• « Passer cette étape » la marque non réalisée : le parcours continue, sans valorisation pour elle.
• « Rouvrir pour correction » revient sur une étape réglée par erreur — tant que son activité ACI n'a pas été payée.

Le paiement ACI, sans déclaration à faire

Quand un protocole est valorisé, le travail des professionnels devient une activité ACI automatiquement, sans que personne ait à la déclarer.

Deux valorisations se cumulent, et elles ne récompensent pas la même chose :

1. Les points d'étape — réglés étape par étape dans la carte Parcours du protocole, versés au professionnel qui valide cette étape.
2. L'activité de clôture — une ligne de barème choisie dans la configuration, versée à chaque professionnel ayant validé au moins une étape du parcours, au moment où l'inclusion se termine.

Le dialogue de configuration affiche un aperçu chiffré (« À 2 validateurs : 40 pts »). Les activités créées apparaissent dans le Pilotage ACI et portent la mention de l'inclusion d'origine.

Vous choisissez leur statut : « Validées automatiquement » (le défaut) ou « Passent par la file de validation », si votre structure préfère garder un contrôle humain avant de compter les points.

Le rythme : plafonner ou lisser

Un protocole coûte de l'argent et du temps. Le réglage Rythme des inclusions (facultatif, aucun plafond par défaut) sert à deux intentions avec un seul réglage :

• Plafonner — « au plus 30 inclusions par an » : on s'arrête quand l'enveloppe est consommée.
• Lisser — « au plus 5 inclusions par mois » : on étale la charge sur l'année au lieu de tout absorber en janvier.

Au-delà du plafond, l'inclusion n'est pas refusée : elle passe En attente de place. À l'échéance suivante, elle démarre toute seule dans l'ordre d'arrivée si vous avez coché « Admettre automatiquement à l'échéance » ; sinon, l'ouvreur est prévenu et confirme lui-même par « Confirmer l'inclusion ».

La jauge en tête de l'onglet dit toujours où vous en êtes (« 7 / 10 en septembre ») et, quand le plafond est atteint, la date de la prochaine ouverture.

Sortir, annuler, corriger

• « Sortir du protocole » — le patient ne poursuit pas. Le motif se choisit dans une liste fermée : Critères non remplis, Le patient a décliné, Perdu de vue, Orienté ailleurs, Autre. Les étapes déjà validées restent acquises : le travail a été fait.
• « Annuler l'inclusion (ouverte par erreur) » — efface le parcours des statistiques et rend la place de la période. Possible seulement tant qu'aucune étape n'a été validée.
• Corriger la référence — le crayon, à côté de la référence, la remplace. Réservé à l'ouvreur et aux coordinateurs ; le changement est tracé dans le journal de l'inclusion.

Mes étapes à valider

Vous n'avez pas à faire le tour des protocoles pour savoir ce qui vous attend. La carte Mes étapes de protocole rassemble, tous projets confondus, les étapes qui attendent votre fonction :

• sur votre tableau de bord ;
• dans Déclarer, au-dessus de la déclaration d'activité ;
• et sous forme de pastille sur l'entrée « Projets » du menu.

Un clic ouvre directement la fiche, à la bonne étape.

La file ne connaît que votre fonction. Un coordinateur qui est aussi médecin y voit les étapes « médecin », pas celles des autres professions — même quand une étape l'autorise à valider « au nom de » : ce geste se fait à la demande, depuis la fiche de l'inclusion, il ne vous est jamais réclamé.

Abandon automatique d'une inclusion qui stagne

Une inclusion qui reste au même rang sans qu'aucune étape n'avance finit par sortir du protocole d'elle-même, en « perdu de vue ». Le délai se règle par protocole dans « Configurer », section Abandon automatique : 3 mois par défaut, de 1 à 36 mois, ou coupé (une inclusion oubliée reste alors « en cours » tant que personne ne la sort).

• L'horloge repart à chaque changement de rang — et à une réouverture d'étape qui fait redescendre le rang. Une étape validée parmi deux étapes parallèles ne suffit pas : c'est le rang qui doit avancer.
• 14 jours avant l'échéance, l'ouvreur et les professionnels du rang en attente reçoivent une cloche et un e-mail : validez l'étape, passez-la, ou sortez l'inclusion vous-même avec le bon motif. La fiche affiche la date d'abandon dès l'ouverture, en ambre sous 14 jours ; la carte du tableau l'annonce à moins de 30 jours.
• Le jour venu, la sortie est automatique et tracée « Abandon automatique » dans le journal ; l'ouvreur et les coordinateurs en sont informés. Les étapes déjà validées restent acquises, et un coordinateur peut rouvrir une étape pour reprendre le parcours si c'était une erreur.

Vos obligations, et ce que SisaFlow fait pour vous

Une inclusion, même sans nom, reste une donnée de santé pseudonymisée : la réglementation s'applique. Ce que cela suppose de votre côté :

• Informer vos patients que leur parcours est suivi dans un outil de coordination, sous une référence de dossier, et qu'ils peuvent s'y opposer. C'est une information à donner en consultation et à afficher en salle d'attente.
• Tenir votre registre : le traitement « inclusions de protocole » est déjà décrit dans Données & conformité, avec sa finalité, sa base légale et sa durée de conservation.

Ce que SisaFlow fait, lui :

• La référence s'efface toute seule 24 mois après la fin du parcours. L'inclusion reste ensuite sous forme de compteurs, qui ne désignent plus personne.
• L'export Excel de l'onglet ne contient jamais la référence — numéros, statuts, dates et durées seulement.
• Ouvrir l'onglet et une fiche laisse une trace dans le journal des accès de la structure.
• Supprimer le projet supprime ses inclusions.

Un patient qui s'oppose : prévenez le coordinateur du projet. Il retrouve l'inclusion par sa référence, la sort du protocole (« Sortir du protocole », motif Le patient a décliné) et remplace la référence — le lien avec votre logiciel métier est coupé sans attendre les 24 mois.

Questions fréquentes

Puis-je retrouver un patient dans SisaFlow à partir de son nom ?

Non, et c'est le principe même du module : ce nom n'existe nulle part ici. Vous retrouvez une inclusion par sa référence, celle que vous avez saisie ou notée dans votre logiciel métier.

Je ne vois pas l'onglet « Inclusions » sur mon protocole.

Trois causes possibles : les inclusions n'ont pas encore été activées sur ce protocole ; vous n'êtes pas membre de ce projet de soins ; ou votre structure n'a pas ce module. Un administrateur du projet peut l'activer depuis « Activer les inclusions ».

Une étape attend un professionnel qui n'a pas de compte SisaFlow.

Cochez d'abord, sur cette étape du parcours, la case « Validable par un coordinateur, au nom de l'acteur » (éditeur de l'étape). Un coordinateur du projet la valide alors « au nom de » sa fonction, depuis la fiche de l'inclusion. Le parcours avance et la trace est conservée ; aucune activité ACI n'est créée pour une personne extérieure.

J'ai modifié le parcours alors que des inclusions étaient en cours.

Elles continuent avec le parcours figé à leur ouverture — c'est ce que dit le bandeau « N inclusions en cours suivent l'ancien parcours ». Vos modifications s'appliquent aux inclusions suivantes. Une étape encore suivie par une inclusion en cours ne peut pas être supprimée.

Que devient une inclusion en attente de place si le plafond change ?

Elle repart dès qu'une place se libère, dans son ordre d'arrivée. Relever le plafond, ou attendre l'échéance suivante, produisent le même effet.

Pour aller plus loin

• Le protocole et ses versions
• L'espace de travail du projet
• Les activités qui comptent pour l'ACI
• Données personnelles : le registre des traitements