Gérer plusieurs structures : cockpit, organisations gestionnaires et leur marque
Pour celles et ceux qui suivent plusieurs maisons de santé : un tableau de bord agrégé, la délégation de la coordination à une organisation, et l'espace de l'organisation (coordinatrices, structures gérées, marque sur les documents).
Certains professionnels interviennent dans plusieurs maisons de santé : un gérant multi-sites, une coordinatrice salariée d'une fédération, un cabinet de gestion. SisaFlow leur offre deux outils : un tableau de bord multi-structures qui agrège tout ce qui les attend, et les organisations gestionnaires pour déléguer officiellement la coordination à une entité extérieure.
Le tableau de bord multi-structures
Depuis le Hub, une carte « Tableau de bord multi-structures » apparaît dès que vous êtes membre d'au moins deux structures actives : elle annonce en un coup d'œil les réunions à venir, les tâches ouvertes (et celles en retard) et les actions en attente.
Vous y trouvez :
- quatre compteurs : Réunions à venir, Tâches ouvertes, Actions en attente (votes, comptes rendus, appels de fonds) et Au total. Un clic sur l'un des trois premiers filtre la liste sur ce qu'il compte ; un second clic retire le filtre, et Au total remet tous les filtres à zéro ;
- la rangée de vos structures : cliquer une pastille ne montre que cette structure (plusieurs pastilles se cumulent), le chiffre à côté indique ce qui vous y attend ;
- la liste des éléments, en mode « Par urgence » — regroupée par échéance : En retard, À traiter, Aujourd'hui, Demain, Cette semaine, Plus tard, Sans échéance — ou « Par structure », une carte repliable par structure, avec un bouton « Ouvrir » direct ;
- des filtres par type (réunions, tâches, votes, comptes rendus, appels de fonds, notes de frais) et un champ de recherche sans accents (la touche / le sélectionne) ;
- un bouton « Actualiser », avec l'heure de la dernière mise à jour.
Le mode d'affichage et le filtre de type sont mémorisés d'une visite à l'autre.
Cliquer sur un élément ouvre un panneau latéral où vous pouvez agir sans changer de structure : répondre présent, peut-être ou absent à une réunion (votre réponse actuelle y est surlignée), marquer une tâche terminée, rejoindre la visioconférence d'une réunion. Les flèches ← → du clavier passent à l'élément précédent ou suivant sans refermer le panneau. Pour aller plus loin, le bouton « Ouvrir dans la structure » bascule dans la structure concernée — un ruban vous ramènera au tableau de bord.
Mes présences
La carte « Mes présences » montre votre semaine dans chaque structure dont vous êtes membre : une ligne par structure, sept pastilles du lundi au dimanche — vos jours habituels de la Semaine type, vos absences déclarées, les demi-journées. Le survol d'une pastille donne les heures ; les flèches passent à la semaine précédente ou suivante.
« Déclarer une absence » ouvre un tiroir : cochez les structures concernées, indiquez « Du » et « Au », la journée entière ou une demi-journée et, si vous le souhaitez, un motif. La même absence est enregistrée dans chaque structure cochée, d'un seul geste, et chaque équipe la retrouve dans son agenda des présences (voir Réunions). Une structure en lecture seule ou dont l'abonnement est terminé est grisée ; une structure où l'absence est déjà déclarée est écartée. Les structures gérées par délégation n'apparaissent pas dans cette carte.
Les organisations gestionnaires
Une organisation gestionnaire est une entité extérieure — cabinet de gestion, fédération, équipe de coordination mutualisée — à laquelle une structure peut déléguer sa coordination. L'organisation dispose d'un « pool » de coordinatrices qui accèdent alors, en un seul compte, à toutes les structures déléguées.
Ce que l'organisation voit — et ne voit jamais
- Le pool accède en lecture à la coordination des structures déléguées : actions de coordination, projets de soin et agenda des réunions (dates et intitulés seulement). Dans le tableau de bord multi-structures, ces structures portent la mention « Gérée » et sont en consultation seule.
- L'organisation ne voit jamais les finances, la paie ni les dossiers du personnel, ni les comptes rendus de réunion ou toute information de patient : ils sont exclus par construction de ce qui lui est partagé.
- Elle ne peut jamais s'attribuer une structure elle-même : seule la structure décide de déléguer, depuis ses propres paramètres. Chaque changement d'accès est tracé dans un journal écrit par le serveur.
Déléguer sa structure (côté structure)
- Ouvrez Paramètres, puis sur la carte Informations Générales cliquez sur « Gérer » : la carte « Organisation gestionnaire » se trouve en bas de l'écran. Elle est réservée aux profils qui peuvent modifier les réglages généraux, et le (i) à côté de son titre détaille dans l'assistant ce que le partenaire verra.
- Saisissez l'identifiant de l'organisation (il commence par « org_ » et vous est fourni par elle) et cliquez sur « Déléguer ».
- La carte affiche alors « Déléguée à l'organisation … » et la date de début. Pour y mettre fin à tout moment : « Révoquer la délégation », puis « Révoquer » — le pool perd immédiatement l'accès et sa copie de votre agenda est supprimée.
L'espace de l'organisation (côté organisation)
Les membres du pool voient sur leur Hub une carte au nom de l'organisation, marquée « Organisation » (et « Admin » pour les administratrices), avec le nombre de structures gérées et de coordinatrices ; « Ouvrir » mène à l'espace dédié. Son bouton « Tableau de bord » renvoie au tableau de bord multi-structures. L'espace est organisé en onglets :
- Profil : « Identité » (nom de l'organisation, entité légale ou SIREN), « Logo » (PNG, JPEG, WebP ou SVG, 400 Ko au plus) et l'état de l'« Accord de traitement des données (DPA) » — tant qu'il n'est pas accepté, aucune structure ne peut vous être déléguée ;
- Marque & documents : la marque de l'organisation — logo, gabarit d'en-tête, couleur d'accent, lignes libres et mentions sur les documents —, avec le même éditeur que l'onglet Identité du Studio de SisaFlow Création : une organisation n'a qu'une marque. Le panneau « Partir d’un en-tête existant » lit votre papier à en-tête (PDF ou capture) et vous propose un réglage à vérifier. Chaque enregistrement est recopié sur les documents des structures accompagnées ;
- Coordinatrices : « Ajouter une coordinatrice » par son adresse e-mail (elle doit déjà avoir un compte SisaFlow), la « Nommer admin » (ou « Retirer admin ») ou la retirer ;
- Structures gérées : la liste des structures déléguées, avec la possibilité de « Renoncer » à une délégation ;
- Abonnements : le paiement de l'abonnement des structures que l'organisation prend en charge — réservé aux administratrices (voir « Payer l'abonnement de plusieurs structures ») ;
- Journal : l'historique des décisions d'accès, non modifiable, visible des seules administratrices.
Une coordinatrice qui n'est pas administratrice consulte l'espace en lecture seule : seules les administratrices peuvent le modifier. L'onglet Abonnements n'apparaît qu'aux administratrices (voir ci-dessous).
Payer l'abonnement de plusieurs structures
Un coordinateur ou une fédération qui gère plusieurs maisons de santé peut en payer l'abonnement depuis son organisation : un seul mandat de prélèvement, une facture par structure adressée à l'organisation, et une remise multi-structures — −10 % à 2 structures payées, −15 % à 3, −20 % à partir de 4, calculée sur le prix de chaque structure (tarif membre fondateur compris).
Démarrer (côté organisation)
Sur le Hub, une carte « Vous gérez N structures — un seul paiement, jusqu'à −20 % » apparaît dès que vous gérez au moins deux structures embarquées. « Créer mon organisation » ouvre un tiroir : nom, type (coordinateur libéral pré-choisi), puis l'espace s'ouvre sur l'onglet « Abonnements ». Si votre organisation existe déjà, la carte y mène directement.
L'onglet « Abonnements » de l'espace de l'organisation est réservé à ses administratrices et administrateurs. La première fois, « Enregistrer l'identité et le mandat » ouvre une page en deux étapes :
- Identité facturée : raison sociale, SIRET, adresse et numéro de TVA — ce qui sera imprimé comme destinataire des factures ;
- Mandat de prélèvement : titulaire, IBAN, BIC (proposé à partir de l'IBAN), le texte du mandat à déplier, l'autorisation de prélèvement et les conditions générales de vente.
Ajouter des structures
« Ajouter des structures » liste les structures dont vous êtes membre, embarquées, avec un abonnement payant et pas encore prises en charge. Cochez-les, puis choisissez pour chacune l'offre, la taille et l'option SisaTV — jamais en dessous de l'offre en cours. L'économie s'affiche en direct avec le palier visé.
- Quand vous gérez la structure (droit « Paramètres généraux »), la prise en charge commence tout de suite (« Rattacher »).
- Sinon, c'est une proposition : les gestionnaires de la structure la voient dans leur onglet Abonnement et facturation et l'acceptent ou la refusent. Elle expire après 30 jours ; vous pouvez la retirer avant.
Suivre les abonnements
L'onglet affiche en tête le nombre de structures prises en charge, le palier (un clic montre le palier suivant), le total HT du mois et le prochain prélèvement. Viennent ensuite le moyen de paiement (« Changer »), l'identité facturée (« Modifier », en tiroir) et la table des structures : offre, statut, échéance et montant du prochain prélèvement, remise comprise. Le menu de chaque ligne propose « Changer d'offre », « Cesser la prise en charge » et, pour une sortie programmée, « Annuler la sortie ».
Une structure compte dans le palier dès que son premier prélèvement par l'organisation est réglé, et tant qu'elle est à jour.
La section Factures rassemble les factures de toutes les structures, filtrables par structure et par mois ; chaque PDF se télécharge en un clic. « Télécharger le mois » produit une archive avec les PDF du mois et un relevé récapitulatif pour votre comptable — le relevé n'est pas une facture.
Côté structure
Une structure prise en charge voit « Abonnement pris en charge par … » dans Paramètres › Abonnement et facturation : son offre, sa taille et ses options, sans aucun montant — l'accord financier entre la structure et l'organisation lui appartient. Ses factures d'avant la prise en charge restent visibles. Elle peut à tout moment « Reprendre l'abonnement à notre charge » : la prise en charge cesse à la fin de la période en cours (tout de suite si un prélèvement de l'organisation a été refusé), puis la structure enregistre son propre moyen de paiement.
Questions fréquentes
Nous payons l'abonnement de plusieurs structures : pourquoi la remise n'apparaît-elle pas encore ?
La remise compte les structures dont un premier prélèvement a été réglé par l'organisation. Une structure tout juste rattachée la fait monter à son premier prélèvement ; le palier est recalculé à chaque échéance.
Notre structure est prise en charge : pourquoi ne voit-on pas le prix ?
Les montants de la prise en charge regardent l'organisation qui paie. Votre offre reste affichée ; pour en changer, adressez-vous à l'organisation, ou reprenez l'abonnement à votre charge.
Je suis membre de deux structures mais je ne vois pas le tableau de bord, est-ce normal ?
Vérifiez que les deux structures sont actives sur votre compte (visibles dans le Hub). Le tableau de bord n'apparaît qu'à partir de deux structures actives.
Une coordinatrice d'organisation peut-elle voir nos finances ?
Non. L'accès du pool couvre la coordination (actions, projets, agenda) en lecture. Les données financières, la paie et les comptes rendus de réunion restent réservés aux membres de la structure, selon leurs permissions.
Pourquoi nos documents portent-ils le logo de notre organisation partenaire ?
Parce que votre structure lui a délégué sa coordination : ses documents la mentionnent (« Accompagnée par … ») tant que la délégation dure. Votre propre en-tête, s'il est enregistré dans le Studio d'en-tête, reste prioritaire.