L’action de la CPTS sur son territoire : quatre registres de terrain
Soins non programmés, patients sans médecin traitant, prévention et gestion de crise : tenir les registres que la convention regarde, en déduire les indicateurs, et déclencher une alerte à tous les membres.
Cette page décrit un écran propre aux CPTS : il n'existe pas dans une maison de santé.
La convention qui finance une CPTS regarde quatre chantiers : l'accès aux soins non programmés, les patients sans médecin traitant, la prévention et la gestion de crise. L'écran « Territoire » — titré « Action de la CPTS sur son territoire » — en tient les registres de terrain, et en déduit les indicateurs conventionnels.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Adhérents et territoire, puis cliquez sur « Territoire ». L'entrée demande la permission « Accès Complet » de la famille Coordination — dans les profils fournis : Administration, Président·e et Coordination. L'écran est ouvert dès l'offre Coordination.
Ce que vous voyez
Quatre onglets : « Soins non programmés », « Sans médecin traitant », « Prévention » et « Crise ». En tête, l'encart « Relevés d'indicateurs déduits des registres » indique la date du dernier calcul et porte le bouton « Mettre à jour les indicateurs » : le serveur recalcule les indicateurs conventionnels à partir des registres et de l'annuaire de crise. Ils rejoignent ensuite l'écran Missions ACI, sans jamais écraser une valeur que vous avez déclarée vous-même.
Soins non programmés
- « Planning d'effection » : qui prend les demandes non programmées, quand et sur quelle commune. « Ajouter un créneau » pour chaque disponibilité posée par un professionnel volontaire ; la Couverture hebdomadaire en fait la somme. Les créneaux déclarés par le formulaire de disponibilités portent la marque « Formulaire ».
- « Registre des demandes » : « Enregistrer une demande » ouvre un tiroir à droite — reçue le (jour et heure), origine, commune, profession, verdict, délai, effecteur, et les questions que vous avez ajoutées. Les indicateurs Demandes satisfaites et Délai médian en découlent ; une demande sans verdict reste hors du calcul.
Sans médecin traitant
La « File d'attente », pseudonymisée : « Ajouter une demande » ouvre un tiroir à droite avec les mêmes questions que le formulaire public (tranche d'âge, commune, priorité, et celles que vous avez ajoutées). Le téléphone y est demandé tant que vous ne le rendez pas facultatif dans « Champs ». Puis « Marquer prise en charge » quand une place est trouvée ; la colonne « Orientée vers » nomme le cabinet, et le statut porte la date de prise en charge. Les indicateurs Prises en charge, En attente, Délai médian réalisé et Attente la plus longue se lisent en tête, avec la répartition par commune et par tranche d'âge.
Trier et retrouver une demande
Chaque colonne des deux registres se trie d'un clic sur son en-tête (un deuxième clic inverse le sens, un troisième rend l'ordre du registre), et la recherche au-dessus du tableau porte sur tous les champs : commune, profession, effecteur ou cabinet, date (« 12/11/2026 », « 12 nov. »), heure, priorité, statut. Les accents et les majuscules ne comptent pas ; plusieurs mots doivent tous être présents.
La coordination voit en plus deux colonnes. « E-mail » montre l'adresse notée du patient (raccourcie si elle est longue, entière au survol) : un clic ouvre l'écriture d'un e-mail, ou la saisie de l'adresse si elle manque. Elle se trie et se cherche comme les autres. « Suivi » compte les notes et dit à quand remonte la dernière ; le tiroir de suivi porte aussi un bloc « Réponses », replié, où vous relisez et corrigez les réponses de la demande, avec la date d'effacement des textes et des coordonnées. Quand le tableau est plus large que l'écran, il défile sur lui-même : la date et le bouton d'action restent visibles.
Ajouter vos propres champs
Chaque registre a une seule liste de questions, partagée par trois endroits : la saisie d'une demande, les colonnes du tableau et le formulaire qui alimente la file. Le bouton « Champs » l'ouvre dans un tiroir — sur l'onglet Soins non programmés, choisissez d'abord « Demandes » ou « Disponibilités ». « + Champ » ajoute une question, qui apparaît aussitôt comme colonne, dans la saisie et dans le formulaire. Une question ajoutée depuis l'éditeur de formulaires arrive de la même façon dans le tableau. Chaque champ porte la question posée et un titre de colonne court.
- Les champs fournis d'origine (commune, tranche d'âge, priorité, adresse e-mail…) sont verrouillés : ils se renomment, mais ne se suppriment pas — le (i) dit pourquoi.
- « Retirer » range un champ que vous avez ajouté : il disparaît partout, ses réponses sont gardées jusqu'à leur effacement. Il se restaure depuis « Champs retirés ».
- Le type d'un champ ne change plus une fois créé ; une option de choix se renomme, mais ne se retire pas.
- Les blocs de mise en page (section, nouvelle page, consentement) s'ajoutent dans l'éditeur de formulaires, pas ici.
- Une question devenue obligatoire n'est pas exigée quand on modifie une demande déjà enregistrée.
Le menu « Colonnes » affiche ou masque chaque colonne ; la dernière visible reste affichée. Le réglage est le vôtre, registre par registre, et l'entrée « Gérer les champs… » ouvre le tiroir « Champs ».
Prévention
« Programmer une action » l'inscrit au calendrier. Une fois l'action tenue, « Saisir présents et bilan » enregistre les professionnels et le public inscrits, les présents et le bilan écrit — la pièce que le dialogue de gestion demande. Les indicateurs : Actions réalisées, Personnes touchées, Taux de présence et Actions programmées.
Crise
- « Plan de gestion de crise » : la doctrine de la structure quand le territoire est en tension, versionnée — « Écrire le plan », puis « Nouvelle version ».
- « Annuaire de crise » : qui décroche, à quel titre, et depuis quand sa disponibilité est confirmée. « Ajouter un contact » ; chaque membre désigné confirme lui-même avec « Je confirme ma disponibilité » (puis « Reconfirmer »).
- « Dernière alerte diffusée » et l'historique des alertes, avec leurs accusés de réception.
Les formulaires reliés aux registres
Trois formulaires se créent en un clic depuis l'écran — « Créer le formulaire », puis « Ouvrir le formulaire » pour le relire et le publier dans le module Formulaires. Leurs questions sont celles du registre : les modifier, d'un côté ou de l'autre, modifie les deux. Titre, présentation, couleur et date limite restent libres. Créer un formulaire demande l'offre Gestion.
« Je cherche un médecin traitant » : le tri
Un patient remplit le formulaire public. Sa réponse n'entre pas directement dans la file : elle attend dans « À trier », en tête de l'onglet Sans médecin traitant (« À trier · 4 »), qui ouvre un tiroir. Chaque réponse montre la commune, la tranche d'âge, la priorité et vos questions ; la puce « Doublon possible » signale une demande ouverte, ou une autre réponse, au même e-mail ou au même téléphone, avec un lien pour l'ouvrir.
- « Verser à la file » crée la demande, datée du jour de la réponse, avec son adresse et ses réponses. Elle compte alors dans les indicateurs.
- « Écarter » retire la réponse (doublon, message hors sujet), après confirmation. Cochez plusieurs réponses pour les écarter en une fois.
Une réponse jamais triée s'efface d'elle-même au bout de 90 jours.
« Mes disponibilités pour les soins non programmés » : la grille
Un adhérent connecté peint ses disponibilités sur une grille des jours et des heures — à la souris en glissant, au doigt par un appui long puis un glissé, ou case par case. Ses plages arrivent directement au Planning d'effection, sans tri. S'il modifie sa réponse, ses créneaux issus du formulaire sont remplacés ; ceux saisis à la main ne bougent pas.
Si l'adhérent n'a pas encore de fiche dans l'annuaire du territoire, sa réponse attend dans « À rattacher » : choisissez sa fiche, puis « Rattacher » — ses créneaux rejoignent le planning.
« Inscription à une action de prévention » : un formulaire par action
Chaque action programmée porte une ligne « Formulaire d'inscription » : « Créer le formulaire » y prépare un formulaire propre à cette action, dont les questions se règlent aussi dans « Champs ». Si un autre membre l'a créé sans le publier, la ligne affiche « Brouillon de » suivi de son nom. Chaque inscription arrive dans « À trier » ; « Compter l'inscription » ajoute le nombre de personnes aux inscrits professionnels ou au public, selon la réponse « Vous êtes ». Le registre ne garde que des nombres : le nom et l'adresse restent dans le formulaire. Une action tenue ou passée n'accepte plus d'inscription : la réponse porte « Action tenue : écartez », et le compte est désactivé.
Un membre qui n'est pas de la coordination ne crée pas ces formulaires : il voit « Remplir » sur un formulaire réservé aux adhérents et déjà publié — celui des disponibilités, par exemple.
Déclencher une alerte de crise
- Dans l'onglet Crise, cliquez sur « Déclencher une alerte ».
- Choisissez « Alerte RÉELLE » ou « Exercice de mobilisation » — ce choix n'a volontairement pas de valeur par défaut : un exercice compté comme une alerte réelle dans un bilan remis à l'ARS serait un faux.
- Rédigez le Message, sans aucune donnée nominative de patient : il part par e-mail, hors de tout hébergement de santé, et sera lu sur des téléphones personnels.
- Cliquez sur « Diffuser l'alerte » ou « Lancer l'exercice ».
Le message part à tous les membres de la structure, par e-mail et par notification ; sur l'appareil, la notification n'affiche qu'un texte générique. Il n'est pas rappelable. Chaque destinataire accuse réception avec « J'ai bien reçu », et l'historique en fait le compte. Deux alertes ne peuvent pas partir à moins de dix minutes d'intervalle.
Questions fréquentes
Peut-on noter le nom d'un patient dans une demande ?
La ligne du registre, que tout membre consulte, n'en porte jamais : c'est voulu. Une question que vous ajoutez (texte, téléphone, e-mail) est rangée à part, lue de la seule coordination, et effacée 90 jours après la clôture de la demande. Le suivi individuel d'un patient se fait hors de l'application.
Pourquoi un indicateur reste-t-il vide après « Mettre à jour les indicateurs » ?
Il faut un registre exploitable pour le calculer : l'écran indique les indicateurs non calculables faute de données. Un registre vide ne vaut pas zéro.
Où trouver les formulaires du territoire ?
Sur l'écran lui-même : chaque onglet propose son formulaire, relié au registre (voir plus haut). Il s'ouvre ensuite dans le module Formulaires, où se lisent aussi toutes les réponses.
Une réponse versée par erreur peut-elle revenir dans « À trier » ?
Non : versée, elle devient une demande de la file, que vous modifiez ou supprimez comme les autres. « Verser à la file » ne corrige rien : une réponse illisible est refusée en clair — écartez-la et saisissez la demande à la main.