Les clés de répartition : qui paie quoi
La clé de répartition (les « tantièmes ») décide de la part de chacun dans les charges communes — avec une règle d'or : le passé ne se recalcule jamais.
La clé de répartition — vos statuts parlent peut-être de « tantièmes » — est la formule qui partage les charges communes entre les membres : qui paie quel pourcentage du loyer, du secrétariat, du ménage. C'est un sujet sensible dans toute maison de santé ; SisaFlow le rend explicite, traçable et incontestable.
Comment la clé est construite
Une clé combine jusqu'à cinq axes, chacun avec un poids en pourcentage (le total fait 100 %) :
| Axe | Ce qu'il mesure |
|---|---|
| Espace (m²) | La surface de chaque pièce : en entier à son titulaire pour un cabinet réservé ; pour un cabinet partagé, à parts égales entre ses occupants ou selon les parts de surface fixées dans Locaux |
| Temps (usage) | Les jours ou créneaux de présence |
| Solidarité (revenus) | La tranche de revenus BNC déclarée par chacun — une contribution un peu plus forte pour ceux dont l'activité dégage le plus de revenus |
| Structure (parts) | Les parts sociales détenues |
| Patientèle | Le volume de patients déclaré (ponctuel, temps partiel, standard, soutenu, haute intensité), pour l'usure liée au flux — sans demander de revenu à personne. Il pèse zéro tant que vous ne lui donnez pas de poids |
Chaque membre déclare lui-même ses deux indices dans Mon profil, bloc « Vos indices pour les clés de charges » (« Solidarité (revenus BNC) » et « Patientèle (flux de patients) ») ; la gérance peut les renseigner sur sa fiche de membre.
Où se règle la clé d'une enveloppe
Chaque enveloppe de charges porte sa propre clé, réglée sur l'enveloppe elle-même, dans l'écran « Enveloppes charges communes » : sa règle de répartition est « Tantièmes » — cinq curseurs, « Espace (Surfaces) », « Temps (Usage) », « Solidarité (revenus) », « Structure (Parts Soc.) » et « Patientèle (flux patients) » — ou « Nominatif » (des parts nommées, membre par membre). Une nouvelle enveloppe part en « Tantièmes », à 25 % sur chacun des quatre premiers axes, entre les associés : à vous de l'ajuster. Pour le loyer, beaucoup d'équipes pondèrent surtout la surface (80 % surface / 20 % temps, par exemple) ; pour les logiciels, des parts égales.
C'est cette clé, et elle seule, que figent les périodes et qu'appellent les appels de fonds. L'assistant de clôture le rappelle d'ailleurs : les clés se modifient dans les enveloppes. Sur le même écran, « Simuler la répartition globale par membre » affiche la part prévisionnelle de chacun avec les clés en place — un aperçu, qui n'enregistre rien.
Si une société de votre maison tient son propre budget, l'onglet de cette société porte en plus une ligne « Clé par défaut » : elle s'applique aux enveloppes de ce budget qui n'ont pas de clé propre (« Parts égales (par défaut) » tant que vous ne la réglez pas) ; « Modifier » ouvre les cinq critères ou « Parts égales ».
Dès que cette clé compte les parts, l'interrupteur « Parts de la société » fait lire, pour toutes les enveloppes du budget, les parts que chacun détient dans cette société — la table des parts de sa fiche, chaque ligne rattachée à un membre — au lieu des parts sociales de la maison ; le résumé de la ligne dit alors « parts (société) ». Un associé de la table qui n'est rattaché à aucun membre ne compte pas : une mention ambre le signale, avec les membres sans part. Changer de source quand des dépenses du budget sont déjà réparties selon les parts passe par « Clôturer puis enregistrer » : la période du budget est d'abord clôturée aux parts d'avant, puis la nouvelle source s'applique.
Les périodes : la mémoire des clés
Une clé ne vit pas hors du temps : elle s'applique sur une période de répartition. Tant que rien ne change dans l'équipe, la période court. Quand un événement survient — arrivée ou départ d'un associé, changement de salles, changement de revenus, nouvelle négociation — on clôture la période et on en ouvre une nouvelle.
La règle d'or : le passé ne se recalcule jamais. Les charges datées de l'ancienne période sont gelées avec l'ancienne clé, au centime près. Un nouvel arrivant ne paiera jamais rétroactivement le loyer d'avant son arrivée, et un partant ne verra pas ses mois passés recalculés. C'est ce qui rend l'historique incontestable — y compris devant votre expert-comptable.
L'historique complet est consultable dans « Périodes de répartition » (outil du Cockpit comptable, ou « Historique des répartitions » dans la recherche) : chaque période y garde sa date d'effet, le nombre de charges et le montant figés, et la « Photo de l'équipe à l'ouverture de la période » — les membres, leurs parts, leur tranche et leur patientèle —, informative : elle ne pilote aucun calcul. Quand les parts ou les indices d'un membre ont changé depuis l'ouverture de la période, un bandeau le signale et propose « Clôturer la période ».
Dans une maison où des sociétés tiennent leur propre budget, chaque budget a ses périodes : clôturer celui d'une société ne fige que ses dépenses, sans toucher aux autres budgets. L'écran montre alors un onglet par budget que vous gérez, et « Toute la maison » pour les périodes de toute la maison ; le bandeau dit quel budget a changé. Au premier gel d'un budget, une carte « Héritée de la période de toute la maison » garde la trace de ce qui précédait, sans montant.
Changer de clé : l'assistant de clôture
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Depuis Périodes de répartition, cliquez sur « Nouvelle période » : l'assistant « Clôturer une période de répartition » s'ouvre. (Il s'ouvre aussi depuis la fiche d'un membre dont les parts, la tranche ou la patientèle viennent de changer : « Mettre à jour les clés de répartition ? ».)
SisaFlowLe bouton « Nouvelle période », en haut de l'écran Périodes de répartition, ouvre l'assistant de clôture Dans une maison à budgets séparés, une rangée de pastilles « Budgets à clôturer » choisit ce que l'on fige : « Toute la maison » — le gel de toujours, réservé à qui gère toutes les structures — ou un ou plusieurs budgets. Depuis la fiche d'un membre, seuls les budgets qu'il touche sont cochés d'avance ; depuis la fiche d'une société, son budget, quand ses membres ou ses parts viennent de changer.
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« Motif & date d'effet » : choisissez le motif (« Arrivée d'un associé », « Départ d'un associé », « Modification des parts sociales » (échange de parts entre membres), « Changement de locaux », « Rééquilibrage annuel », « Modification des revenus », ou un texte libre) et la date d'effet — le dernier jour de l'ancienne clé : « Les dépenses jusqu'à cette date incluse seront figées aux clés actuelles. »
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État des lieux : l'assistant montre les « Clés en vigueur par enveloppe », les « Dépenses qui seront figées » et celles qui ne le seront pas (sans date, d'un exercice déjà clôturé…) — vous voyez l'impact avant de décider.
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Confirmation : relisez le « Résumé de la clôture » et cliquez sur « Figer et clôturer la période ». Le serveur gèle les charges pass ées avec l'ancienne clé, clôt la période et ouvre la nouvelle.
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« Et maintenant ? » vous guide vers la suite : « Revoir les clés par enveloppe » (qui ouvre « Enveloppes charges communes »), « Archiver le membre sortant », le relevé de compte courant du partant, les appels de fonds en cours, les parts et la tranche de revenus du nouvel associé, les salles et l'occupation.
Bonne pratique observée dans les équipes rodées : la nouvelle clé se décide en réunion de gérance (ou en AG si vos statuts le prévoient) avant d'être saisie ici — l'assistant applique une décision, il ne la remplace pas.
Pour aller plus loin
- Les enveloppes budgétaires et leurs règles
- Les appels de fonds qui en découlent
- Un budget par société — deux SCM, deux clés
- L'arrivée et le départ d'un associé
- Le cockpit comptable
- Se former : la leçon « Les tantièmes : la clé de répartition expliquée » de l'Académie SisaFlow — le principe, avant l'écran.