Le registre des adhérents : adhésions, cotisations et candidatures

Une CPTS est une association : ses adhérents votent en assemblée générale et paient une cotisation. L'écran « Adhérents » est le registre de cette vie associative — qui adhère, depuis quelle commune, pour quel métier. Les personnes morales (officines, établissements, maisons de santé) y figurent au même titre que les professionnels.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Adhérents et territoire, puis cliquez sur « Adhérents ». L'entrée n'apparaît qu'aux rôles qui portent la permission « Administration Membres » (famille Configuration Plateforme de Profils et permissions) — dans les profils fournis : Administration, Président·e, Trésorier·ère et Secrétaire général·e.

En tête d'écran, le lien « Ouvrir l'annuaire du territoire — carte et professionnels non adhérents » mène à l'annuaire.

Ce que vous voyez

Trois onglets, chacun avec son compteur : « Registre », « Cotisations » et « Candidatures ». Le bouton « Exporter » produit un classeur Excel de l'onglet affiché : le registre (limité aux fiches filtrées quand un filtre est actif), les adhérents sortis, ou les cotisations émises. Les colonnes du registre sont celles de votre formulaire d'adhésion, dans son ordre (champs personnalisés compris), suivies du statut, de la date d'adhésion et de la dernière cotisation réglée ; une valeur encore portée par des fiches mais retirée du formulaire sort dans une colonne « (hors formulaire) ». Le SIRET et tout champ bancaire n'en sortent jamais.

L'onglet Registre montre :

• des indicateurs : Adhérents référencés, Personnes morales, Communes représentées, Professions représentées, Adhésions à jour ;
• des segments : Tous les adhérents, Personnes morales et Anciens adhérents — les radiés et les démissionnaires, qui sortent du registre courant ;
• des filtres : la recherche (« Nom, profession, commune, code postal… »), la profession, la commune, la catégorie et les étiquettes, avec « Réinitialiser les filtres » ;
• la liste : un clic sur une ligne ouvre la fiche — identité, Adhésion, Journal d'adhésion, exercice, contact, étiquettes, et le bloc Adhésion et cotisation de la campagne en cours.

Poser ou changer un statut d'adhésion

1. Ouvrez la fiche, puis cliquez sur « Modifier l'adhésion ».
2. Choisissez le Statut d'adhésion : Candidat·e, Adhérent·e à jour, Adhésion suspendue, Démissionnaire ou Radié·e.
3. Renseignez « Adhérent·e depuis », la « Date d'effet de la décision » et le « Collège statutaire ».
4. Pour une officine, un établissement ou une maison de santé, cochez Personne morale et saisissez son SIRET (14 chiffres).
5. Écrivez le Motif — par exemple « Décision du conseil d'administration du 12 mars. » Il est conservé au journal d'adhésion.
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le statut décide du droit de vote en assemblée et de l'émission d'un appel de cotisation. Une fiche radiée ou démissionnaire sort du registre courant : elle ne vote plus et ne reçoit plus d'appel, mais ses cotisations passées restent consultables.

Les cotisations

1. Cliquez sur « Ouvrir la campagne ». Choisissez l'Exercice, puis saisissez le Barème (en euros) voté en instance : une ligne par catégorie, avec son montant et la population à laquelle elle s'applique (Tous les adhérents, Personnes physiques ou Personnes morales).
2. Cliquez sur « Ouvrir et émettre les appels ». La campagne est ouverte, et un appel de cotisation part dans le même geste à chaque adhérent dont le statut est « à jour ».
3. Quand un paiement arrive sur le compte bancaire, cliquez sur « Rapprocher » : choisissez le mouvement bancaire à classer, puis cochez les cotisations qu'il règle — une remise de chèques en couvre souvent plusieurs. Le total sélectionné doit correspondre exactement au montant reçu. L'opération bancaire est alors classée en recette « cotisation », et l'écriture comptable est produite avec.
4. Pour un règlement qui ne passe pas par le compte, utilisez « Marquer réglée » et indiquez le moyen et la date. Le montant vient du barème : il ne se saisit pas.

Le tableau des cotisations reprend, pour chaque adhérent, le Statut, le Montant, le Règlement et l'état Banque (Rapprochée ou Non rapprochée). Trois boutons complètent la campagne : « Émettre les N appels manquants » (un adhérent entré en cours d'année, par exemple), « Relancer N impayés » (par e-mail, pour ceux qui ont une adresse au registre) et « Annuler le règlement » sur une ligne. Sur un mouvement qui couvre plusieurs cotisations, l'annulation défait le rapprochement en entier.

Les candidatures

L'onglet montre les Demandes en attente et les Demandes approuvées.

• « Enregistrer une candidature » saisit une demande reçue par courrier, par téléphone ou en réunion : nom, profession, commune d'exercice, courriel, téléphone et RPPS — facultatif, mais c'est la clé la plus sûre pour ne pas créer une seconde fiche à quelqu'un qui figure déjà à l'annuaire. La demande entre « en attente ».
• « Approuver » ouvre la confirmation : collège statutaire, code postal, personne morale et SIRET, puis « Approuver l'adhésion ». La fiche d'annuaire est créée au statut « adhérent·e à jour » — ou rattachée à la fiche existante si la personne y figure déjà (même RPPS ou même adresse).
• « Refuser » exige un motif, conservé avec la décision : c'est lui qui permet de l'expliquer au candidat et de la défendre en assemblée.

Chaque demande porte son origine : Site (déposée en ligne), Invitation (déposée depuis le lien d'une invitation) ou Saisie par l'équipe. Les pastilles En attente, Attente du candidat, Approuvées et Refusées filtrent la liste. Une demande déposée en ligne n'apparaît qu'une fois son adresse e-mail confirmée par le candidat ; une mention en bas de l'onglet compte celles qui attendent cette confirmation.

• Une demande validée qui attend encore le candidat affiche « Validée — en attente du candidat (paiement) » ou « (confirmation) ». « Renvoyer le lien » lui renvoie son lien, sans en créer un nouveau ; « Annuler » la classe parmi les refusées.
• Une demande qui attend votre examen pour une raison précise l'indique : Rapprochement à vérifier (une fiche existe déjà avec le même RPPS mais une autre adresse), Décision pendant une AG, Adresse à confirmer, Ancien membre.
• Après l'admission, une pastille dit ce qui est arrivé au compte du candidat : Compte créé, Compte rapproché (il en avait déjà un à cette adresse) ou Déjà membre. Si le compte n'a pas pu être créé, la pastille est ambrée et le bouton « Réessayer la création du compte » rejoue ce seul volet : l'adhésion, elle, est déjà enregistrée.

Le formulaire d'adhésion en ligne

Un professionnel du territoire peut adhérer à la CPTS sans compte, depuis le site de la structure. Le bouton « Formulaire d'adhésion » de l'onglet Registre, ou le lien « Formulaires, lien et QR code » de l'onglet Candidatures, ouvre la page Formulaires d'adhésion. On y règle ce que le candidat remplit et ce que devient sa demande.

Le tronc commun et les formulaires

La colonne de gauche commence par la carte Tronc commun : les champs demandés à tous. Le nom, le prénom et l'adresse e-mail en font toujours partie. Viennent ensuite les formulaires, chacun avec ses conditions et le nombre de champs qu'il ajoute.

1. Saisissez le nom d'un formulaire — par exemple « Kinés » —, puis cliquez sur « Ajouter ». Ce nom ne sert qu'à l'équipe : le candidat ne le voit jamais.
2. Ouvrez le formulaire. Sous Conditions, cliquez sur « + condition » et choisissez un champ — la profession, la spécialité, la commune, le code postal, le mode d'exercice, le collège ou un champ personnalisé —, puis cochez, parmi les options de sa liste, les valeurs qui ouvrent le formulaire. Recommencez pour une autre condition, jusqu'à trois.
3. Sous Champs ajoutés, le bloc Ajouter un champ à ce formulaire propose un nouveau champ (« Créer »), un champ standard, le champ d'un autre formulaire, ou un champ du tronc commun que vous y déplacez (« Ajouter »). « Retirer de ce formulaire » l'en retire ; un champ qu'aucun formulaire ne demande plus n'est plus demandé à personne, sans qu'aucune valeur des fiches soit effacée.
4. La Présentation publique est le texte affiché au candidat au-dessus des champs de ce formulaire.
5. Cliquez sur « Enregistrer », dans la barre en bas de la page.

Un formulaire sans condition reste un brouillon, marqué Sans condition : il ne s'ouvre à personne. Les boutons de chaque carte montent, descendent, dupliquent ou suppriment un formulaire.

Les champs d'orientation

Un champ cité par une condition devient un champ d'orientation : une liste fermée, posée en tête du formulaire en ligne, où le candidat choisit sa réponse dans une liste déroulante. Les champs des formulaires qui le concernent apparaissent dès qu'il a choisi. Dans le tronc commun, la puce Oriente n formulaires signale un tel champ ; un champ de texte qui reçoit sa première condition devient une liste.

• Ses Options se gèrent en puces : « + option » en ajoute une, chacune se renomme ou se retire. Renommer une option suit dans les conditions qui la citent ; la retirer la retire aussi de ces conditions.
• Valeurs du registre propose les valeurs déjà présentes sur les fiches qui manquent encore à la liste, avec leur nombre (Montalieu-Vercieu · 12) : un clic en ajoute une, « Tout ajouter (n) » les ajoute toutes.
• Pour la commune et le code postal, les communes du territoire de la CPTS sont proposées, même sans aucun adhérent.
• Pour la profession, les différentes graphies sont regroupées sous le nom officiel (« Kiné » compte pour « Masseur-Kinésithérapeute »), et le bouton « Professions de santé » ajoute en un clic toutes les professions de santé.

Obligatoire ici

Un champ obligatoire du tronc commun l'est pour tous. Dans un formulaire, la bascule « Obligatoire ici » rend un champ obligatoire pour les seuls candidats de ce formulaire — un champ ajouté, ou un champ du tronc commun, à régler depuis le repli Tronc commun en bas de la vue du formulaire. Elle ne rend jamais facultatif un champ obligatoire pour tous.

Les suggestions

Le bloc Suggestions, sous les formulaires, propose des formulaires à créer à partir des valeurs du registre et des options de vos listes : Masseur-Kinésithérapeute · 37 signifie que 37 fiches portent cette profession. Un clic crée le formulaire avec sa condition et l'ouvre ; si le champ n'était pas encore une liste, il le devient, avec toutes les valeurs du registre comme options. Une valeur qui a déjà son formulaire n'est plus proposée, et le bloc disparaît quand il n'y a rien à proposer.

Dans la fiche d'un adhérent

Quand l'équipe saisit ou modifie une fiche, un champ personnalisé d'orientation se choisit lui aussi dans sa liste. La profession et l'adresse de la fiche restent en saisie libre : la commune se lit dans l'adresse, et une valeur qui ne correspond à aucune option n'ouvre aucun formulaire. Les champs qu'un formulaire rend obligatoires le sont aussi pour la fiche qui en relève.

Les champs

Pour chaque champ : son libellé, la case Obligatoire, et pour un champ personnalisé son type et la case Visible dans l'annuaire. Cochée, la valeur s'affiche aux adhérents sur la fiche de l'annuaire ; décochée, seules les personnes chargées de la gestion des membres la voient. Les champs qui ressemblent à une donnée personnelle (téléphone, adresse, date de naissance, santé, coordonnées bancaires, commentaire…) arrivent décochés, les autres cochés. Le RPPS, l'e-mail et le téléphone de la fiche suivent les réglages de l'annuaire.

« Ajouter un champ » propose un champ standard, un champ personnalisé retiré auparavant ou un nouveau champ personnalisé. Retirer un champ ne supprime aucune valeur : les fiches la gardent, le champ n'est simplement plus demandé.

Les réglages

Le bouton « Réglages » ouvre trois choix, enregistrés ensemble :

• Adhésion en ligne depuis le site — ouverte par défaut. Fermée, le lien et les QR codes déjà imprimés annoncent que l'adhésion est fermée, jusqu'à sa réouverture.
• Admission — Avec validation : chaque demande attend la décision du bureau dans l'onglet Candidatures ; Directe : la demande est admise dès que le candidat a confirmé son adresse. Une demande qui ressemble à une fiche existante sous une autre adresse attend toujours une décision.
• Cotisation — Gratuite ou Payante, avec son montant : le candidat est alors invité à la régler avant que son adhésion soit enregistrée.

Le lien et le QR code

La carte Lien et QR code donne l'adresse du formulaire, sur le site de la structure. « Copier » la place dans le presse-papiers ; « SVG » et « PNG » téléchargent le QR code, prêt à poser sur votre site ou à imprimer sur une affiche. Le lien n'existe qu'une fois le site de la structure publié ; il n'est jamais servi pour une structure de démonstration.

Ce que vit le candidat

1. Il remplit le formulaire sur le site, sans compte.
2. Il confirme son adresse e-mail par le lien qu'il reçoit. Sans confirmation, sa demande disparaît après 7 jours. S'il est déjà connecté au site avec la même adresse, ou s'il vient d'une invitation, l'adresse est déjà prouvée.
3. Selon les réglages, sa demande attend votre décision ou est admise directement ; une cotisation payante lui est demandée.
4. À l'admission, sa fiche est créée (ou rattachée à la fiche existante) au statut « adhérent·e à jour », et son compte est créé à son adresse — ou rapproché du compte qu'il a déjà.

Inviter des professionnels à adhérer

Les fiches du registre sans adhésion active — une fiche importée de l'annuaire, par exemple — peuvent recevoir une invitation à adhérer en ligne.

1. Dans l'onglet Registre, cliquez sur « Inviter à adhérer ». La liste se réduit aux fiches sans adhésion active.
2. Cochez les fiches à inviter, ou « Tout cocher ».
3. Cliquez sur « Inviter » (ou « Relancer » pour une fiche déjà invitée). Chaque personne reçoit par e-mail un lien personnel vers le formulaire, déjà rempli avec ce que sa fiche connaît.
4. Cliquez sur « Terminer » pour revenir au registre.

Une fiche ne se coche que si son adresse a été enregistrée par le bureau : une adresse saisie par un autre membre est signalée « Adresse à confirmer par le bureau », avec le bouton « Confirmer l'adresse » pour le bureau. Une fiche invitée indique « invité le … » ou « relancé le … ». Une relance renvoie le même lien tant que l'adresse de la fiche ne change pas ; un lien vaut 90 jours. On invite au plus 50 fiches par envoi, et l'invitation demande un site publié.

Qui peut lire quoi

Les cotisations, les candidatures et le journal d'adhésion contiennent des informations personnelles — dont celles de personnes qui ne sont pas adhérentes, comme un candidat refusé. Leur lecture est réservée aux personnes chargées de la gestion des membres. Si vous venez de recevoir ce droit et que l'écran affiche « Vos droits sur le registre ne sont pas encore actifs », cliquez sur « Actualiser mes droits » : l'autorisation est mise à jour par le serveur peu après le changement de rôle.

Le motif d'une radiation ou d'un refus vit dans le Journal d’adhésion, avec sa date et son auteur ; il entre dans l'export complet de la structure. Il n'est plus écrit sur la fiche de l'annuaire, que tout membre peut ouvrir : celle-ci ne garde que le statut et sa date. Sans le droit, le bloc du journal affiche « Motifs réservés à « Gestion des membres » ».

Questions fréquentes

Pourquoi un adhérent n'a-t-il pas reçu d'appel de cotisation ?

Seules les fiches au statut « Adhérent·e à jour » posé explicitement sont appelées, et seulement si une ligne du barème s'applique à elles. L'encart « N adhérents sans appel de cotisation » les liste : c'est la liste à relire avant de clore l'exercice.

Le registre donne-t-il des droits dans l'application ?

Le statut décide du vote en assemblée et de la cotisation. L'admission d'une demande déposée en ligne crée en plus le compte de l'adhérent, avec le profil adhérent. Les autres accès viennent des rôles attribués à chacun, dans Profils et permissions.

Où sont passés les adhérents radiés ?

Dans le segment « Anciens adhérents ». Leur fiche, leur journal et leurs cotisations passées restent consultables.

Pour aller plus loin

• L'annuaire du territoire
• Les instances de la CPTS
• Le rapprochement bancaire
• Profils et permissions