Le tableau des tâches : qui fait quoi, pour quand
Un tableau visuel par colonnes pour piloter les tâches de l'équipe : assignation, échéances, check-lists, une colonne privée rien que pour vous — et une frise pour les voir dans le temps.
Commander les gants, relancer l'ARS, préparer la prochaine réunion d'équipe… La vie d'une maison de santé, c'est un flot continu de petites et grandes tâches. Cet écran les rassemble dans un tableau visuel : des cartes rangées en colonnes, que l'on fait glisser et que l'on coche. Chacun voit d'un coup d'œil ce qui est à faire, qui s'en occupe, et pour quand.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP, puis cliquez sur « Tâches et coordination ». Une pastille sur cette ligne du menu signale des tâches en retard ou à échéance dans les trois jours, ainsi que les messages qu'on vous a laissés sur des tâches et que vous n'avez pas encore lus.
Ce que vous voyez
- Des colonnes : par défaut Personnel, Accès aux Soins, Travail d'Équipe, Vie du Cabinet et Projets Santé. Chaque colonne affiche le nombre de tâches non terminées.
- La colonne Personnel (avec un cadenas) est privée : les tâches que vous y créez ne sont visibles que par vous. C'est votre pense-bête personnel, à côté du tableau d'équipe.
- Des cartes : chacune porte son titre, ses étiquettes, ses responsables, son échéance (en rouge si elle est dépassée), l'avancement de sa check-list et le nombre de commentaires. Un badge Projet lié relie certaines cartes à un projet de soins.
- En haut, sur une ligne : l'interrupteur Tableau | Frise, le filtre « Mes tâches » (ne voir que ce dont vous êtes responsable) et « Nouvelle action ».
- Juste dessous, la barre de filtres du tableau : une recherche (titre, description, étiquette, prénom d'un responsable — sans se soucier des accents) et cinq pastilles cliquables avec leur nombre de tâches — À faire, En cours, Terminées, Ordre du jour, En retard. Un clic filtre les cartes, un second clic retire le filtre ; « 9 sur 27 » vous rappelle qu'un filtre est actif et l'efface d'un clic.
Créer une tâche
- Cliquez sur « Nouvelle action » (en haut à droite), ou sur « Ajouter une action » en bas de la colonne voulue.
- La fiche s'ouvre : donnez un titre clair, une description, désignez le ou les responsables. Dans le bloc Planning, fixez une échéance et, si le travail s'étale, un début.
- Ajoutez si utile une check-list (les sous-étapes), des pièces jointes et des étiquettes.
- Validez : la carte apparaît dans la colonne. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé la fiche.
Faire vivre le tableau
- Déplacer une carte : attrapez la poignée (les petits points sur la carte) et glissez-la vers une autre colonne.
- Changer le statut : cliquez sur le badge de la carte — il passe de À faire à En cours, puis Terminé, d'un simple clic.
- Ouvrir le détail : cliquez sur la carte. Le panneau latéral permet de tout modifier et de laisser des commentaires — la conversation reste attachée à la tâche.
- Prévenir sans rien faire de plus : dès que vous validez la fiche, chaque message que vous venez d'écrire est signalé aux personnes concernées par la tâche — ses responsables, la personne qui l'a créée et celles qui ont déjà répondu dans le fil (jamais vous-même). Elles reçoivent une notification dans la cloche, une alerte sur leur téléphone si elles l'ont activée, et un e-mail avec le début de votre message (au plus un e-mail par tâche et par heure, pour ne pas inonder l'équipe). Les tâches de la colonne Personnel restent privées : aucun message n'y est diffusé.
- Repérer les messages non lus : une pastille rouge avec le nombre de nouveaux messages apparaît sur la carte concernée, et le menu « Tâches et coordination » les compte aussi. Ouvrir la fiche les marque comme lus — pour vous seulement.
- Adapter les colonnes : le bouton Colonne (le dossier marqué d'un « + », au bout de la barre de filtres) ajoute une colonne — nommez-la comme vous voulez —, et le petit crayon à côté d'un titre de colonne la renomme.
La frise : voir les tâches dans le temps
Le tableau dit qui fait quoi. La frise dit quand : les mêmes tâches, posées sur un calendrier horizontal. En haut de l'écran, l'interrupteur Tableau | Frise passe de l'un à l'autre. La première fois, l'écran s'ouvre sur le tableau ; ensuite, il rouvre la vue sur laquelle vous l'avez quitté, sur ordinateur comme sur téléphone.
- Une barre : la tâche a un début et une échéance. Si elle porte une check-list, la barre se remplit au fil des points cochés.
- Une barre qui se fond depuis la gauche, terminée par une pastille portant le jour : la tâche n'a qu'une échéance. Le fondu dit que son début n'est pas connu — personne n'a dit quand le travail commençait. (À l'inverse, une barre qui se fond vers la droite a un début, mais pas encore d'échéance.)
- Les couleurs : gris = à faire, violet = en cours, vert = terminée, rouge = en retard. Le trait vertical marque aujourd'hui.
- Une pastille datée en bord de ligne (« ‹ 22 juil. ») signale une tâche qui existe mais se trouve hors de l'écran, plus tôt ou plus tard : cliquez dessus, la frise s'y rend.
Trois réglages en haut de la frise : regrouper les lignes par colonne, par projet de soins ou par responsable ; choisir l'échelle (semaines, mois, trimestre) ; afficher ou non les tâches terminées. L'interrupteur « Mes tâches » vaut aussi pour la frise.
Planifier à la souris
- Glisser une barre décale son début et son échéance ensemble.
- Tirer un bord change une seule date. Sur une tâche qui n'a qu'une échéance, tirer vers la gauche la petite poignée à côté de la pastille lui donne un début : elle devient une barre pleine.
- Glisser une barre vers un autre groupe (en regroupement par colonne) la change de colonne, comme sur le tableau.
- Au clavier : sélectionnez une barre avec Tab, puis ← et → la déplacent d'un jour (Maj : d'une semaine), Entrée ouvre la fiche.
- Chaque geste s'enregistre au relâchement, et le message de confirmation porte un bouton Annuler.
Sur téléphone et tablette
La frise s'adapte au doigt. Le titre de chaque tâche passe au-dessus de sa barre et reste visible pendant que vous faites défiler le calendrier ; toute la largeur sert au temps. On ne glisse pas les barres — le geste se confondrait avec le défilement : touchez une tâche et une feuille s'ouvre en bas de l'écran, avec le début, l'échéance, quatre boutons pour décaler d'un jour ou d'une semaine, et « Ouvrir la fiche ». Rien n'est enregistré avant « Enregistrer », et le message de confirmation garde son bouton Annuler. Dans le volet « Sans date », chaque tâche porte un bouton « Planifier » qui ouvre la même feuille.
Les tâches sans date
Une tâche sans début ni échéance n'a pas de place sur un calendrier : elle attend dans le volet « Sans date », en haut à droite, avec son compteur. Glissez-la sur la frise : le jour où vous la déposez devient son échéance. Le petit calendrier au bout de sa ligne fixe l'échéance à aujourd'hui en un clic.
Les pièces jointes d'une tâche : fichiers déposés et documents rédigés
Certaines tâches demandent plus qu'une check-list : rédiger un courrier à l'ARS, préparer la trame d'un atelier, mettre au propre les décisions d'une réunion. La section Pièces jointes de la fiche réunit pour cela, dans une seule liste, les fichiers déposés et les documents rédigés directement dans l'application — plutôt qu'un fichier qui circule par e-mail et dont plus personne ne sait, trois semaines plus tard, quelle est la bonne copie.
- Ajouter un fichier dépose une pièce (glisser-déposer ou parcourir).
- Rédiger un document crée un document vide dans l'éditeur, au titre de la tâche.
- Un fichier déposé dont le format s'édite en ligne (Word .docx, .txt, .md, .html) porte un bouton Éditer : l'application en ouvre une copie modifiable dans l'éditeur, sous son propre nom — la pièce d'origine ne bouge pas. Un document Word est d'abord converti (quelques secondes) ; ses tableaux sont repris en lecture seule.
- Le crayon à côté d'une pièce la renomme sur place (le format est conservé) ; la croix la retire. Comme le reste de la fiche, ces changements partent avec « Fermer et sauvegarder ».
Rédiger et enregistrer
- Ouvrez un document : l'éditeur est là d'emblée, le titre se modifie en haut.
- Rédigez : titres, listes, gras, liens, tableaux et images (jusqu'à 4 Mo par image, aux formats PNG, JPEG, GIF ou WebP).
- Cliquez Enregistrer (ou Ctrl+S). Rien n'est écrit sans ce geste : une puce vous dit à tout moment s'il reste des modifications non enregistrées. Si vous fermez avec du texte en attente, l'application vous demande : enregistrer et fermer, quitter sans enregistrer, ou continuer.
- Une pastille indique l'état du document : Brouillon, Validé ou Archivé.
Les versions
Chaque enregistrement est une version. La liste Historique permet de relire un état précédent et de le restaurer — le texte courant est alors mis à l'abri avant, rien ne se perd. Les cinquante dernières versions sont conservées.
Valider, puis archiver
- Marquer le document comme validé signale qu'il est relu et arrêté. Ce geste est réservé aux responsables de la tâche, à l'auteur du document et aux personnes chargées de la coordination.
- Une fois validé, le document peut sortir de l'éditeur. Si la tâche est rattachée à un projet de soins, le bouton « Archiver dans le projet » dépose une version Word dans les documents de ce projet ; sinon, « Archiver dans le Drive » la range dans le Drive partagé, dossier Documents de travail. La destination est déduite du contexte : vous n'avez pas à la choisir.
- Un document archivé n'est plus modifiable. C'est ce qui garantit que la pièce déposée et le texte de l'éditeur ne racontent pas deux choses différentes.
Questions fréquentes
Que deviennent les documents rédigés si je supprime la tâche ?
Ils sont supprimés avec elle — leur historique de versions et leurs images comprises. Si le texte doit survivre à la tâche, validez-le puis archivez-le avant : la copie déposée dans le projet ou dans le Drive, elle, ne bouge plus.
J'ai cliqué « Éditer » sur un fichier Word : l'original est-il modifié ?
Non. « Éditer » crée un document rédigé à part, dans la même liste, à partir du contenu du fichier. Le fichier déposé reste tel quel ; c'est la copie que vous enregistrez, validez et archivez.
Ma frise est vide alors que le tableau est plein, pourquoi ?
Parce qu'aucune tâche n'a encore de date — c'est le cas de la plupart des tableaux au départ. Ouvrez le volet « Sans date » et glissez vos tâches sur la frise, ou donnez une échéance depuis la fiche. Si des pastilles datées apparaissent en bord de ligne, vos tâches existent mais sont plus tôt ou plus tard que la période affichée : un clic vous y emmène.
Une tâche terminée s'arrête avant son échéance sur la frise, est-ce normal ?
Oui : la frise retient le jour où vous l'avez passée à Terminé. Une tâche bouclée en avance montre donc sa durée réelle. Les tâches terminées avant l'arrivée de la frise gardent leurs dates prévues — l'application ne devine pas un jour de fin qu'elle n'a pas vu.
Sur mon téléphone, je n'arrive pas à déplacer une barre
C'est voulu : au doigt, glisser une barre se confondrait avec le défilement du calendrier. Touchez la tâche : la feuille qui s'ouvre en bas de l'écran change ses dates, au jour ou à la semaine près.
Certaines cartes portent « Projet lié », qu'est-ce que c'est ?
Les tâches créées dans un espace projet apparaissent aussi ici : c'est le même objet, vu depuis deux écrans. Les cocher ici les coche là-bas, et inversement.
Je peux tout voir mais rien déplacer, est-ce normal ?
Oui : votre profil vous donne un accès en lecture sur le tableau d'équipe. Vous gardez en revanche la main complète sur votre colonne Personnel. Les droits s'ajustent dans les profils et permissions.
Qui voit ma colonne « Personnel » ?
Vous seul. Ni les autres membres ni les gestionnaires ne voient les tâches que vous y créez.