Locaux et horaires — Paramètres

L'écran Locaux & Horaires décrit physiquement votre maison de santé : les salles, leurs surfaces, qui les occupe et quand, et les horaires d'ouverture. Ce n'est pas un simple annuaire des pièces : les surfaces et l'occupation alimentent directement le calcul de la répartition des charges entre les membres.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Paramètres, puis cliquez sur la tuile Locaux (catégorie Structures).

L'écran Locaux et Horaires, ouvert sur l'onglet Locaux et la liste des pièces

Ce que vous voyez

L'éditeur est organisé en trois onglets :

Locaux : la « Liste des cabinets & espaces », avec pour chacune un nom, une surface en m² et, si utile, une valeur locative. Au-dessus, « Importer un plan de locaux RDC » accepte un plan d'architecte (PDF ou image) : l'IA en extrait les noms des pièces et leurs surfaces, à vérifier ensuite.
Horaires & Jours : les horaires d'ouverture de la structure, qui dessinent la trame de la semaine, et la carte « Périodes de fermeture » (congés annuels et fermetures exceptionnelles, ou la case qui dit que la structure ne ferme jamais). Ces fermetures comptent pour l'indicateur d'accessibilité de l'ACI : au-delà de trois semaines de fermeture dans l'année, il n'est plus acquis.
Occupation : une grille horaire qui indique qui occupe quelle salle et quand, sur la semaine.

Les trois onglets en haut de l'éditeur — c'est dans « Occupation » que se remplit la grille de la semaine

En haut, un interrupteur Multi-sites active la gestion de plusieurs sites, un onglet par site, chacun avec ses salles et ses horaires. « Ajouter un site » en crée un, le crayon le renomme — deux sites ne peuvent pas porter le même nom — et la corbeille le supprime, après une confirmation qui nomme ce qui part avec lui. Le dernier site ne se supprime pas.

La grille d'occupation : qui occupe quelle salle, créneau par créneau sur la semaine

Déclarer ses salles et leur occupation

Dans l'onglet Locaux, ajoutez chaque pièce avec son nom et sa surface en m². Soyez précis : c'est la donnée la plus structurante.
Dans l'onglet Horaires & Jours, renseignez les horaires d'ouverture. Ils n'entrent pas dans la répartition des charges, mais ils construisent la grille d'occupation et servent aux indicateurs d'ouverture du dossier ACI.
Dans l'onglet Occupation, remplissez la grille : pour chaque créneau, indiquez quel professionnel occupe quelle salle.
Chaque modification est enregistrée automatiquement.

Les équipes qui s'en sortent bien mettent les surfaces à jour au moindre déménagement interne — une salle échangée entre deux praticiens, un bureau réattribué — car la clé de répartition en dépend directement. Mieux vaut une petite mise à jour à chaque changement qu'une régularisation contestée en fin d'année.

La grille d'occupation pré-remplit aussi l'écran de la salle d'attente

Une grille tenue à jour se paie deux fois. Chaque matin, SisaTV lit le jour de la semaine et propose au secrétariat les soignants attendus, avec leur demi-journée et leur salle : un clic sur « Appliquer le planning », puis quelques corrections — au lieu de tout cocher à la main.

La demi-journée compte. SisaTV ne pointe présents que les soignants attendus sur la moitié de journée en cours — la frontière matin / après-midi est déduite des horaires d'ouverture saisis ci-dessus, jamais d'une heure fixe. Deux lectures, à ne pas confondre : chaque créneau coché est classé avec les horaires de son site, tandis que la demi-journée en cours (celle qui décide qui est pointé maintenant) est lue sur les horaires de la structure — l'écran de salle d'attente est unique, il ne peut pas être dans deux demi-journées à la fois. Cocher « matin » ou « après-midi » plutôt que la journée entière n'est donc pas un détail : c'est ce qui évite d'annoncer aux patients, à 8 h 30, la présence de quelqu'un qui arrive à 14 h.

Cette grille est la seule source de la proposition : SisaTV ne consulte ni l'agenda, ni les congés, ni les remplacements, ni les jours fériés (sur un férié, il avertit sans bloquer). C'est un choix assumé — une source unique et vérifiable plutôt qu'un croisement de calendriers dont personne ne saurait expliquer la conclusion. Un praticien en vacances reste donc « attendu », et le secrétariat le décoche.

Si vous êtes en multi-sites, sachez que votre structure ne dispose pour l'instant que d'un seul écran : les créneaux de toutes vos adresses y sont proposés ensemble. La salle affichée sur chaque pastille aide à s'y retrouver.

Parts de surface d'une pièce partagée

Par défaut, la surface d'une pièce partagée se répartit à parts égales entre ses occupants, quel que soit le nombre de créneaux de chacun. Pour un autre partage (un cabinet occupé à 60 % et 40 %, par exemple), ouvrez l'onglet Occupation, choisissez la pièce, puis cliquez sur « Parts de surface » : le tiroir liste chaque occupant avec sa part en %, et le « Total » doit faire 100 % pour « Enregistrer ». « Parts égales » retire les parts fixées. La carte de la pièce affiche alors « Partagé · parts de surface » et la ligne des parts (« Alice Martin 60 % · Bruno Petit 40 % »).

Seule la surface est concernée : le temps de présence vient toujours de la grille d'occupation.
Les personnes « hors charges » (intervenant externe, remplaçant, membre sorti du partage des charges communes) n'ont pas de part.
Un occupant qui entre dans la pièce sans part la fait repasser à parts égales jusqu'à la mise à jour des parts : un avis le signale, et la carte affiche « parts à corriger ».
Un occupant qui perd son dernier créneau dans la pièce perd sa part ; celles des autres sont recalculées pour refaire 100 %.
Une personne qui a une part sans créneau (« sans créneau » dans le tiroir) paie sa part de surface ; son temps de présence y vaut zéro.
Le passé n'est jamais recalculé : les nouvelles parts valent pour les dépenses de la période suivante (voir ci-dessous).

Pour un soignant qui arrive, la simulation de répartition pose ces parts elle-même à la date d'effet, par l'option « Partage de bureaux ».

Après une modification : mettre à jour la clé de répartition

Si votre structure utilise une clé de répartition qui dépend de la surface ou du temps, SisaFlow vous propose, après un changement de locaux enregistré, la boîte de dialogue « Mettre à jour les clés de répartition ? » :

« Clôturer la période » ouvre l'assistant de changement de clé : la période en cours est clôturée avec les anciennes valeurs, et une nouvelle période s'ouvre avec les locaux à jour ;
« Plus tard » referme la proposition — vous pourrez lancer l'assistant vous-même plus tard, depuis l'écran « Périodes de répartition » (bouton « Nouvelle période »), voir les clés de répartition.

Questions fréquentes

Nous ne répartissons pas nos charges via SisaFlow, cet écran sert-il quand même ?

Oui : il documente vos locaux (utile pour l'équipe, les plannings et les diagnostics), simplement sans effet financier. La proposition de mise à jour des clés n'apparaîtra pas.

Faut-il déclarer les couloirs et les parties communes ?

Non. Déclarez les salles attribuables à des professionnels. Les parties communes sont, par nature, partagées par la clé de répartition elle-même.

Sites, salles, surfaces et occupation