Distribuer l'ACI aux membres : la clôture de fin d'année
Verser à chaque membre sa part de l'enveloppe : relevés individuels, clôture sécurisée, distributions partielles, fichier de virements SEPA ou virements manuels.
L'écran Distribution ACI transforme les points accumulés dans l'année en virements réels : chaque membre reçoit sa part de l'enveloppe, calculée d'après ses activités validées et le barème. C'est l'aboutissement du cycle ACI — et une opération volontairement très encadrée.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez ACI, puis cliquez sur « Distribution ». (L'entrée n'apparaît que pour les rôles autorisés à répartir — voir rôles et permissions.)
Ce que vous voyez
- Le sélecteur « Période de calcul » (annuelle, trimestrielle ou mensuelle) borne les activités prises en compte.
- Le bloc Compte Émetteur ACI rappelle depuis quel compte bancaire partiront les virements — configurez-le si nécessaire.
- La section « Répartition par professionnel » liste chaque membre avec ses points pondérés, le montant calculé et le détail par catégorie. Sa barre se lit en deux couleurs : le bleu est ce qui lui a déjà été versé sur la période (répartitions précédentes, virements directs, versé avant SisaFlow — il ne bouge pas ; une partie hachurée signale un SEPA généré pas encore confirmé par la banque), le vert est la simulation en cours, qui suit le curseur du montant à distribuer. Après une clôture complète, la barre devient entièrement bleue ; du vert réapparaît avec les nouveaux points. Le bouton « Historique des versements » sous la barre déroule ses versements passés (date, acompte ou solde, montant, confirmé ou en attente). Pour chacun : « Télécharger relevé PDF » et « Envoyer relevé par e-mail » produisent son relevé individuel ; un membre sans IBAN (il se renseigne dans son profil) est signalé « IBAN Manquant », avec un bouton « Demander IBAN » qui lui envoie la demande directement.
- Le bouton « Historique », dans l'en-tête de la section, ouvre la fenêtre des clôtures passées : chaque clôture y garde ses gestes (regénérer le fichier SEPA, distribuer le reste d'une clôture partielle, exporter en Excel).
- Quand la période affichée recoupe une clôture déjà versée, une ligne « Régularisation automatique » le signale ; son (i) ouvre l'assistant avec le raisonnement complet (assiette de l'année, valeur du point, éventuel trop-versé).
Lancer une clôture
- Vérifiez la période et les montants affichés par membre.
- Cliquez sur le bouton « Virements (clôture) » en haut à droite.
- Choisissez le montant à distribuer : le curseur démarre au montant conseillé, et la zone hachurée au bout de la piste est la réserve que ce montant laisse dans la structure. Il n'y a pas de type de versement à choisir.
- Choisissez le mode de versement :
- « Automatique via SEPA » — SisaFlow génère un fichier SEPA, un standard européen que vous importez sur le portail de votre banque : tous les virements partent en une seule opération, sans ressaisir les IBAN. Cliquez sur « Générer Fichier SEPA ».
- « Manuel » — vous effectuez les virements vous-même depuis votre banque, en recopiant les codes de référence générés pour chaque membre. Cliquez sur « Clôture — je commence les virements ».
Plusieurs versements dans l'année : la régularisation est automatique
Vous n'avez rien à choisir. Les mots Acompte et Solde ne sont plus qu'un libellé dans l'historique (acompte = montant inférieur au conseillé) : ils ne changent aucun calcul.
- Si vous répartissez au trimestre, chaque clôture paie les activités de son trimestre, à la valeur du point de ce trimestre. Les périodes ne se recoupent pas : il n'y a rien à rattraper.
- Si vous clôturez une période qui recouvre un versement déjà fait (« Année » après un premier semestre, par exemple), SisaFlow reprend toute l'assiette de la période, recalcule la part de chacun, puis déduit ce qu'il a déjà reçu. Les deux versements équivalent alors à une clôture unique, au centime.
Quand elle s'applique, l'écran l'annonce (« Cette répartition régularise ce qui a déjà été versé ») et nomme les clôtures reprises. Le relevé PDF du membre est bâti de la même façon : « Votre part sur l'année », puis une ligne de déduction nommée par clôture régularisée, puis « Net de cette clôture ». Brut moins déductions égale net — le membre peut refaire le calcul lui-même.
Conséquence sur les annulations : un virement déjà repris par un solde ne peut plus être annulé seul. SisaFlow refuse en nommant la clôture en cause et vous demande d'annuler dans l'ordre inverse — la dernière clôture d'abord, la première ensuite.
Servir une partie de l'équipe seulement
Il arrive qu'une clôture ne serve pas tout le monde : un associé sans IBAN utilisable, un virement individuel réglé à part, ou une banque qui limite le nombre de virements par remise. Dans l'historique, la clôture concernée porte alors un badge ambre « Partielle — 4 servis sur 6 contributeurs ». L'ambre veut dire « à finir », pas « en erreur » : les parts non versées restent dans la structure et restent dues.
Sur cette carte, le bouton « Distribuer aux restants » ouvre une nouvelle cl ôture avec les associés non encore servis déjà présélectionnés ; vous pouvez encore ajuster la sélection et le montant avant de valider.
Dans la fenêtre de clôture, le bloc « Qui est viré maintenant ? » permet de choisir les bénéficiaires — par personne, ou par groupes (structure, rôle). Le compteur en tête dit toujours où vous en êtes (4 virements sur 6 associés), avec le total de la remise et, s'il y a lieu, une ligne « dont … de parts non versées » qui explique l'écart avec le montant choisi.
Après la clôture
Dans « Historique Distributions », chaque clôture garde ses relevés (« Télécharger relevé PDF », « Envoyer relevé par e-mail »), permet de « Retélécharger le SEPA » si le fichier a été égaré, et d'« Annuler le virement » d'un membre tant que vous ne l'avez pas exécuté en banque. Chaque carte porte un libellé (Acompte ou Solde, déduit du montant — sans effet sur le calcul), le montant total réglé, la réserve conservée, et — le cas échéant — le badge « Partielle » (accompagné du bouton « Distribuer aux restants » si le barème le permet). Les sommes versées apparaissent dans le segment « Distribué » du Pilotage ACI, et chaque membre retrouve sa part dans son compte personnel.
Questions fréquentes
Un membre affiche 0 € alors qu'il a travaillé, pourquoi ?
Vérifiez que ses activités sont validées (pas seulement déclarées) et comprises dans la période de calcul. Une activité déjà réglée par virement direct est aussi déduite pour éviter un double paiement.
Puis-je verser un acompte en cours d'année ?
Oui : la clôture peut porter sur un montant partiel, sans rien cocher de particulier. La clôture suivante, si sa période recouvre la première (« Année »), recalculera toute seule la part de chacun et en déduira ce qu'il a déjà reçu.
Acompte ou solde : que dois-je choisir ?
Rien — le bouton n'existe plus. SisaFlow régularise automatiquement dès qu'une clôture recouvre un versement déjà fait ; « acompte » et « solde » ne sont qu'un libellé dans l'historique.
Un associé est parti en cours d'année : perd-il sa part au solde ?
Non, à condition que le solde porte sur une période « Année » : la régularisation recalcule sa part annuelle et lui verse ce qui reste dû. C'est précisément le cas que ce mécanisme est fait pour couvrir.
« Distribuer aux restants » est grisé, pourquoi ?
Soit tous les membres ont été servis ou n'ont plus rien à toucher, soit la période affichée n'est pas celle de la clôture partielle — repositionnez le sélecteur « Période de calcul » sur la bonne période. Le bouton n'existe pas du tout en barème à points, où une clôture partielle n'est pas possible.
Je m'attendais à trouver ici mes virements aux professionnels des protocoles, où sont-ils ?
Cet écran répond à une seule question : qui a droit à quoi, d'après les activités validées et le barème. Il ne liste pas les sorties d'argent — elles vivent côté banque, dans Activités et charges. Si un virement à un professionnel a été classé comme une charge (« Rétrocession ACI », par exemple), son travail n'existe nulle part comme activité et n'apparaît donc pas ici. Le bon chemin : une ligne de barème par protocole, l'activité déclarée par le professionnel (à valider) ou créée par vous à sa place — validée d'emblée quand vous êtes validateur — depuis « Nouvelle écriture » dans Activités et charges ou directement depuis l'opération bancaire, puis le virement relié à cette activité — il est alors déduit de sa part, et sa participation figure dans la répartition comme dans les preuves ACI. Pour rattraper un virement déjà classé en charge : supprimez la charge, l'opération redevient « à classer », créez l'activité depuis cette opération. C'est tout.