Classer les opérations bancaires au quotidien

Une fois la banque connectée, les opérations bancaires remontent automatiquement dans SisaFlow. Le rapprochement, c'est le petit geste régulier qui consiste à dire ce qu'est chaque opération : une charge à répartir, une activité ou recette ACI, ou un mouvement à ignorer. C'est le cœur battant de la comptabilité de la maison de santé.

Où trouver ces écrans

Il y a deux files de classement, une par univers d'argent :

• Menu latéral → Finances Hors ACI → « Charges Hors ACI » : les opérations des comptes de gestion (loyer, secrétariat, fournitures…). Cette file existe à partir de l'offre Harmonie — c'est elle qui porte les dépenses communes.
• Menu latéral → ACI → « Activités et Charges ACI » : les opérations du compte ACI (versements CPAM, dépenses financées par la subvention), dans toutes les offres. Cet écran est détaillé dans Activités et charges ACI.

Un badge chiffré sur chaque entrée du menu indique le nombre d'opérations en attente. Une opération n'apparaît que dans une seule des deux files, jamais les deux.

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Ce que vous voyez

L'écran s'appelle « Banque Hors ACI » (et « Banque ACI » pour son jumeau). Il tient en une seule liste : chaque ligne est une opération de votre compte, déjà accompagnée du classement que SisaFlow propose. Les dépenses saisies à la main, sans opération bancaire en face, figurent dans la même liste avec la mention « Sans opération bancaire ».

Une ligne se lit de gauche à droite : la date, le libellé, le type de classement (dépense, versement d'un membre, transfert…), « Payé par » (les membres concernés, la part ACI ou une subvention), la pièce — trombone vert si elle est jointe, pictogramme orange si une dépense d'au moins 50 € n'en a pas —, le montant, l'état, et un bouton qui dit ce qu'il reste à faire.

Au-dessus de la liste, des pastilles trient le travail :

• « À valider » — tout ce qui attend un geste de votre part : une proposition à confirmer, une opération que SisaFlow n'a pas su classer, et aussi une ligne déjà classée à laquelle il manque son enveloppe ou sa catégorie comptable. C'est la file qui s'ouvre par défaut ;
• « Validé » — ce qui est classé et complet. Tout y reste modifiable ;
• « Toutes » — la vue d'ensemble. « Ignorées » et « Antérieures à la reprise » n'apparaissent que s'il y en a ;
• « Sans justificatif » — les dépenses d'au moins 50 € qui attendent leur pièce.

À droite de ces pastilles : « Valider les N sûres » (voir plus bas) et le bouton « N alertes », qui ne signale que ce que les files ne montrent pas — une opération annulée par la banque, un trou dans l'historique, un rappel d'import.

En haut de l'écran : les menus « Structure » et « Compte » (seulement si vous en avez plusieurs), le bouton « Justificatifs », « Importer » (un historique bancaire en CSV, FEC ou relevé PDF), « Nouvelle écriture » pour saisir une charge à la main, et l'export Excel. La barre d'outils porte la recherche, la période, les « Filtres » et le tri.

Déposer des justificatifs : ce qui est accepté

Pour un lot de pièces, cliquez sur « Justificatifs » en haut de l'écran : un tiroir s'ouvre avec les pièces à rattacher. « Ajouter » dépose de nouveaux fichiers, « Rapprocher tout automatiquement » relie d'un coup chaque pièce à l'opération ou à la dépense qui lui correspond, et « Rattacher à… » le fait pièce par pièce (sur ordinateur, vous pouvez aussi glisser une pièce sur une ligne). Trois familles de fichiers sont acceptées :

• PDF et images — un scan, une photo prise au téléphone, une facture téléchargée. SisaFlow la lit et propose le fournisseur, la date et le montant ;
• factures électroniques, celles que vous recevez par votre plateforme agréée (formats Factur-X, UBL, CII). Elles n'ont pas besoin d'être déchiffrées : le montant, le fournisseur, le numéro et la date sont lus dans la facture elle-même, et un avoir est reconnu comme tel. Le fichier d'origine est conservé tel quel — c'est lui qui fait foi ;
• archives ZIP et dossiers entiers — l'export du mois de votre plateforme, d'un seul geste. Chaque facture devient un justificatif séparé, jamais un gros document de cent pages. Les fichiers d'index et les fichiers techniques que votre ordinateur glisse dans les dossiers sont écartés, et la liste de ce qui a été ignoré vous est affichée.

Si vous avez plusieurs structures (une SISA et une SCM, deux SCM…), une facture électronique est rangée sous la structure dont le SIREN figure sur la facture — même si vous travailliez à ce moment-là sur une autre. Le bilan de fin de dépôt annonce le rangement structure par structure, et la liste des justificatifs porte une ligne « N justificatif(s) rangé(s) sous une autre structure » avec un bouton « Afficher » qui vous y emmène d'un clic. À l'étape de vérification d'une pièce déposée seule, la mention « Structure reconnue par le SIREN » vous dit ce qui a été lu ; le choix reste modifiable.

Combien à la fois ? Au-delà de 50 fichiers, SisaFlow demande confirmation en annonçant le nombre : chaque pièce qui n'est pas une facture électronique doit être lue, et cette lecture a un coût. Un dépôt traite 200 fichiers au plus ; s'il y en a davantage, déposez le reste dans un second envoi.

Fusionner en un seul PDF ? L'option existe et ne sert qu'à une chose : recoller les pages scannées d'une même facture. Elle est donc désactivée dès qu'une facture électronique est présente — la fusion détruirait le fichier d'origine.

Enfin, dans le détail d'une opération, le panneau « Justificatif » reçoit un fichier à la fois (« Déposer un fichier », ou « Pièce déjà déposée » pour en choisir une qui attend dans le tiroir) : pour un dossier entier, passez par le bouton « Justificatifs ».

Le cas particulier des avoirs

SisaFlow lit le type de chaque justificatif — facture, reçu, avoir, bon de commande, devis — et n'en fait pas la même chose :

• un avoir remboursé par le fournisseur se rapproche du crédit correspondant sur le compte, jamais d'une dépense ;
• un avoir déduit de la facture suivante (la pratique de beaucoup d'éditeurs) n'a aucun crédit en face : il se rattache alors à la facture qu'il corrige — la dépense du même fournisseur la plus proche dans le temps. Les montants n'ont pas à correspondre : un avoir de 29 € corrige très bien une facture de 129 €.

Dans les deux cas, l'avoir entre dans la répartition comme une ligne négative, au montant exact : les membres voient leur quote-part diminuer d'autant.

Classer une opération

Tout arrive déjà classé quand SisaFlow reconnaît le libellé (un loyer, un versement d'associé, un abonnement…). Votre travail consiste à confirmer — et à décider seulement là où l'application hésite.

1. Commencez par ce qui ne se discute pas. Une ligne marquée « Sûre » porte un bouton vert « Valider » : un clic l'enregistre, sans même ouvrir la ligne. Ce bouton n'apparaît que lorsqu'il ne reste rien à décider — vous avez déjà classé ce libellé ainsi, ou SisaFlow est sûr de lui à 90 % au moins, et tous les champs sont remplis (l'enveloppe, la catégorie comptable, le membre pour un versement reçu).

2. Ou validez-les toutes d'un coup avec « Valider les N sûres », en haut à droite de la liste : il prend exactement les mêmes lignes. Au-delà de cinq, une fenêtre vous annonce ce qui va être créé et combien de lignes « attendent un choix de votre part ».

3. Pour le reste, cliquez sur la ligne : son détail s'ouvre sur place (en panneau plein écran sur téléphone). Le bouton de la ligne vous dit pourquoi elle attend : « Vérifier » — une proposition à relire ; « Classer » — rien n'a été proposé ; « Compléter » — il manque l'enveloppe ou la catégorie comptable. Pour une dépense, relisez le libellé, l'enveloppe et la catégorie comptable (SisaFlow la pré-propose et vous dit d'où elle vient : « d'après le libellé », « d'après vos dépenses précédentes »…), regardez « Financé par… » — qui paiera cette dépense —, puis cliquez sur « Valider la dépense ». Tant qu'un champ manque, le bouton reste inactif et nomme ce qui manque. « Saisie détaillée » ouvre le formulaire complet.

4. Ce n'est pas une dépense ? En haut du détail, une rangée de pastilles permet de changer de nature à tout moment. Pour une sortie d'argent : « Dépense », « Versement à un membre », « Dépense de subvention » (si une aide peut la porter), « Transfert entre comptes », « Régler des charges ou activités déjà saisies » (ce paiement règle une ou plusieurs dépenses que vous aviez saisies à la main). Pour une entrée d'argent : « Versement d'un membre », « Dotation ACI (CPAM) », « Subvention reçue », « Avoir · régler une écriture déjà saisie ». « Relancer l'analyse » redemande une proposition, et « Revenir à la proposition » rétablit celle de départ.

5. Un virement d'un de vos comptes vers un autre se classe avec « Transfert entre comptes » — rien n'est alors réparti entre les membres. Choisissez le « Compte de destination » : SisaFlow retrouve l'opération en face (même montant, à trois jours près) et propose « Classer aussi la contrepartie ». Le bouton devient « Classer les deux opérations » : un seul geste, et le solde des transferts revient à zéro. Si l'opération en face n'est pas encore arrivée, l'écran vous le dit : cliquez sur « Classer en transfert », et classez l'autre de la même façon à son arrivée.

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6. Une sortie d'argent vers un associé — la structure lui rend une somme qu'il lui avait avancée — se déclare avec la pastille « Versement à un membre » : choisissez la nature (« Remboursement de compte courant » ou « Restitution du fonds de roulement »), le membre bénéficiaire, puis « Déclarer le versement ». Son compte avec la structure diminue d'autant, rien n'est réparti entre les membres, et l'écriture part sur son compte d'associé dans les exports pour le comptable. Quand le nom de l'associé se reconnaît dans le libellé de l'opération, cette voie est proposée toute seule, déjà pré-remplie — vérifiez toujours le nom avant de valider, l'écran vous dit lui-même quand il l'a reconnu « sans certitude ». Par prudence, une sortie d'argent vers un membre ne porte jamais le bouton « Valider » en un clic : elle se confirme toujours dans son détail.

   Si le montant dépasse ce que l'associé avait avancé, SisaFlow prévient sans bloquer : son compte deviendra débiteur — possible (la structure lui avance alors de la trésorerie), mais à vouloir. Une restitution du fonds de roulement ne peut, elle, pas dépasser ce qu'il a constitué : au-delà, choisissez « Remboursement de compte courant ».

7. Une opération sans intérêt comptable peut être ignorée : pastille ou menu « ⋯ » de la ligne, « Ignorer ». Pendant huit secondes, un message « Opération ignorée · Annuler » permet de revenir en arrière d'un seul clic. Rien n'est supprimé : l'opération rejoint la file « Ignorées », où son détail indique « Ignorée par Prénom N. le JJ/MM » — précieux dès que deux gérants travaillent sur les mêmes comptes — et propose « Restaurer ». De la même façon, une opération détachée d'une dépense affiche qui l'a détachée, et quand.

Corriger ce qui est déjà validé

Rien n'est figé par une validation. Ouvrez la file « Validé » et cliquez sur la ligne :

• une dépense se corrige dans son détail — date, montant, enveloppe, catégorie comptable, projet de soin, pièces. « Remettre à classer » sépare l'opération bancaire, qui retourne dans « À valider » ;
• un versement d'un membre, un versement à un membre : « Modifier » rouvre la nature et le membre sur place, sans quitter la ligne, et rien ne change tant que vous n'avez pas confirmé (« Annuler la modification » renonce). « Annuler » retire la déclaration : l'opération redevient à classer ;
• un transfert entre comptes : « Modifier » retire la déclaration et rouvre la saisie des deux comptes sur la ligne.

Seule limite : une dépense déjà prise dans une répartition gelée, dans une période close ou dans un appel de fonds émis ne se reclasse plus — l'écran vous dit laquelle de ces raisons s'applique.

Rémunérer un membre depuis la banque

La structure verse une somme à un professionnel pour un acte de son barème — un protocole animé, une séance, une vacation de coordination. Ce n'est pas une dépense commune : c'est une activité portée au nom de ce professionnel, et elle se crée directement depuis la ligne de l'opération, sur l'écran Banque ACI.

Ouvrez la ligne du virement et choisissez la pastille « Versement à un membre ». Elle réunit tout ce qui part vers un membre ; c'est la « Nature du versement » qui fait la différence :

• « Rémunération d'une activité (barème) » — l'argent est parti vers un professionnel pour un acte du barème. Vous choisissez la ligne du barème, le bénéficiaire et la quantité, puis « Continuer — choisir les membres » : l'activité est créée à son nom, rattachée à ce virement, et déduite de sa part au moment de la répartition de fin d'année — puisqu'il a déjà été payé ;
• « Remboursement de compte courant » et « Restitution du fonds de roulement » — la structure rend à un associé ce qu'il avait avancé (voir plus haut). Rien à voir avec le barème.

Si l'argent est parti pour un achat de la structure, c'est une « Dépense » : vous choisissez l'enveloppe, et elle est ensuite partagée entre les membres selon la clé de cette enveloppe.

Dans le dialogue, chaque ligne du barème affiche son tarif — « 67 €/forfait », « 10 pts/heure ». Quand le montant du virement est un multiple exact d'un tarif, la quantité est proposée toute seule : 268 € se lisent 4 × 67 €. Le total se recalcule à mesure que vous ajustez la quantité, en face du montant réellement viré. Si les deux ne tombent pas juste, l'écart s'affiche en orange et ne bloque rien : vous validez la quantité que vous savez exacte.

Déclarer une réunion depuis un virement

Une réunion payée à ses participants ne se devine pas : elle se déclare. Quand un virement ressemble à une présence en réunion — son libellé parle de réunion, de RCP, de concertation, de bureau — et que d'autres virements du même jour, vers d'autres membres, lui ressemblent, la ligne porte la mention « Réunion détectée » et son détail s'ouvre sur un panneau du même nom : « Ce virement ressemble à une présence en réunion. 7 autres virements du même jour vers d'autres membres lui ressemblent. »

Un seul bouton : « Déclarer la réunion et rattacher les 8 virements ». Il ouvre la déclaration de réunion passée que vous connaissez déjà, avec la date du virement et les présents déjà cochés — il ne vous reste qu'à nommer la réunion et valider. SisaFlow crée alors la réunion et ses activités, puis rattache chaque virement au membre qu'il a payé. C'est tout ou rien : si un seul rattachement est refusé, aucun n'est enregistré, la réunion reste, et les opérations retournent simplement dans la file « À valider ».

Les lignes des autres virements du lot portent la mention « Réunion » : inutile de refaire le geste sur chacune. Et si la réunion existe déjà — vous l'aviez déclarée dans l'agenda —, le panneau propose directement « Rattacher à cette réunion », sans jamais en créer une seconde.

Pourquoi une ligne en points n'est pas payable par virement

Le barème valorise ses lignes de deux façons : en euros (« 67 € le protocole ») ou en points (« 10 points l'heure de réunion »). La différence, invisible le reste du temps, décide ici de tout.

• Une ligne en euros a une valeur connue le jour même : quatre actes à 67 € font 268 €. On peut donc dire, sans se tromper, que ce virement paie ces quatre actes.
• Une ligne en points n'a pas encore de valeur. Un point ne vaut quelque chose qu'à la répartition de fin d'année, quand ce qui reste de la dotation est divisé par le total des points de l'équipe. Avant cela, personne ne connaît ce montant — pas même SisaFlow.

C'est pourquoi une ligne en points ne se rattache jamais à un virement : le rattachement serait refusé, et surtout il n'aurait pas de sens. Dans le dialogue, ces lignes restent visibles mais grisées, avec l'explication au survol. Deux issues s'offrent alors, toutes deux propres :

• « Acompte ACI versé à un membre » (panneau à droite, dans le détail de la ligne) : vous déclarez ce virement comme une avance sur la répartition à venir. La somme sera retenue au moment de la répartition, et le membre touchera le solde.
• Créer une ligne en euros dans le barème pour cet acte, si vous entendez le payer au fil de l'eau plutôt qu'en fin d'année. Les déclarations déjà faites gardent la valeur en vigueur au moment où elles ont été faites.

Questions fréquentes

Où sont passés les onglets « Banque », « Justificatifs » et « Charges » ?

Ils ont été réunis en une seule liste. Les opérations à classer sont dans la file « À valider », les dépenses déjà créées dans « Validé » (ou sur la ligne de l'opération qui les a payées), et les pièces à rattacher dans le tiroir du bouton « Justificatifs ». On ne glisse plus une opération vers une dépense : on ouvre la ligne et on choisit « Régler des charges ou activités déjà saisies ».

Pourquoi certaines lignes ont un bouton vert « Valider » et d'autres « Vérifier » ?

Le bouton vert n'apparaît que lorsqu'il ne reste rien à décider : proposition sûre et tous les champs remplis. S'il manque un élément, ou si SisaFlow hésite, la ligne dit « Vérifier » et s'ouvre pour que vous relisiez. Une sortie d'argent vers un membre ne se valide jamais en un clic.

Une opération est passée dans la mauvaise file, ACI au lieu de Hors ACI ?

Sur un compte à double usage, chaque opération peut être basculée d'un univers à l'autre : pastille ou menu « ⋯ » de la ligne, « Traiter côté ACI » (ou « Traiter côté Hors ACI »). Le classement reste modifiable.

Puis-je reclasser une opération rattachée par erreur ?

Oui : ouvrez la ligne et cliquez sur « Remettre à classer » (aussi dans le menu « ⋯ »). L'opération repasse dans « À valider » et vous pouvez la requalifier librement. Ce qui avait été créé pour cette opération — une charge classée automatiquement, une activité créée par « Versement à un membre » — disparaît avec elle, et SisaFlow vous le dit avant de confirmer. Ce qui existait avant (une réunion, une charge saisie à la main, une écriture réglée par d'autres opérations) reste en place, simplement sans paiement.

L'opération est ensuite analysée à nouveau (la ligne affiche « Analyse en cours… ») : la nouvelle proposition tient compte des écritures restées sans paiement. Et si vous choisissez de créer une activité alors qu'une activité née de ce même virement attend encore, SisaFlow vous propose d'abord de la rattacher à nouveau — sans quoi elle serait payée deux fois à la clôture.

Ma banque m'a remboursé des frais (cotisation de compte, agios) : est-ce une recette ?

Non. Un remboursement de frais n'est pas de l'argent gagné : il annule une partie d'une dépense déjà passée. Sur la ligne du crédit, choisissez la nature « Déduction sur une enveloppe (avoir, aide, remboursement) » — tapez « remboursement » dans le sélecteur pour la trouver — puis l'enveloppe qui portait les frais (par exemple « Frais bancaires »). Le montant vient en moins de cette enveloppe et de ce qui est réparti entre les membres, exactement comme le fait votre logiciel de comptabilité. Même logique pour une aide reçue qui finance un poste précis (une aide à l'embauche pour le secrétariat, par exemple). Si la ligne a déjà été validée en « Autre recette », ouvrez-la et cliquez sur « Modifier » puis « Modifier la déclaration » : la nature et l'enveloppe se changent sans quitter la ligne.

Une activité réglée par virement a une mauvaise quantité : faut-il la détacher ?

Non. Sur l'activité, cliquez sur « Corriger » : ligne du barème, quantité, date et participants se modifient sans toucher au virement, qui reste rattaché. La fenêtre indique ce qui restera à verser à la clôture ACI, et « Aligner sur le virement » calcule la quantité qui correspond au montant viré. Seule une activité déjà répartie à une clôture ne se corrige plus.

Pour aller plus loin

• Les charges Hors ACI et leur pilotage
• Activités et charges ACI
• Les enveloppes budgétaires
• Les justificatifs de dépenses