Activités, charges et banque ACI : relier l'argent au travail réel
Créer les activités (points) et les charges (euros), déclarer les versements ACI et France Santé, relier les opérations bancaires et joindre les justificatifs.
Cet écran est l'atelier quotidien de l'ACI : c'est ici que vous créez les activités (qui rapportent des points) et les charges (des dépenses en euros), que vous les reliez aux opérations du compte bancaire, et que vous joignez les factures qui constitueront votre dossier de preuves. Tout ce qui s'y passe alimente en direct le Pilotage ACI.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez ACI, puis cliquez sur « Activités et Charges ACI ». Un badge rouge indique le nombre d'opérations bancaires restant à classer.
Ce que vous voyez
L'écran s'appelle « Banque ACI » et tient en une seule liste. Chaque ligne est soit une opération du compte ACI (alimenté par la connexion bancaire), soit une activité ou une charge qui n'a pas d'opération bancaire en face — une heure de réunion déclarée par un membre, par exemple : elle porte alors la mention « Sans opération bancaire ». Une activité payée par virement n'apparaît qu'une fois, sur la ligne de ce virement.
- Au-dessus de la liste, des pastilles trient le travail : « À valider » (tout ce qui attend un geste de votre part), « Validé », « Toutes », et « Sans justificatif » (les dépenses d'au moins 50 € qui attendent leur facture). À leur droite : « Valider les N sûres » et le bouton « N alertes ».
- Sur chaque ligne : la date, le libellé, le type (dépense, rémunération, dotation…), « Payé par » — le membre concerné ou la part ACI —, la pièce (trombone vert ou pictogramme orange), le montant, l'état, et un bouton qui dit ce qu'il reste à faire.
- En haut, les menus « Structure » et « Compte » (si vous en avez plusieurs), le bouton « Justificatifs », « Importer » (historique CSV, FEC ou relevé PDF), « Nouvelle écriture » et l'export Excel. La barre d'outils porte la recherche, la période, les « Filtres » (type, enveloppe, catégorie comptable, membre, projet de soin…) et le tri.
Le fonctionnement détaillé de la liste — files, validation, corrections — est le même que sur l'écran Hors ACI : il est décrit pas à pas dans Rapprochement bancaire.
Créer une activité ou une charge
- Cliquez sur « Nouvelle écriture ».
- Choisissez « Activité / rémunération », « Charge manuelle », ou « Depuis un justificatif » si vous partez d'une facture.
- Pour une activité : sélectionnez le type (issu du barème), la date, la quantité et les membres concernés — ce sont eux qui recevront les points.
- Pour une charge : indiquez le libellé, le montant, la date et l'enveloppe budgétaire.
- Validez avec « Créer l'activité » ou « Créer Charge ».
Bon à savoir : les membres déclarent aussi leurs propres activités depuis leur espace Déclarer — elles rejoignent cette même liste, en attente de validation par un gestionnaire.
Valider ce que SisaFlow a préparé
Les opérations arrivent déjà classées chaque fois que c'est possible. Une ligne marquée « Sûre » porte un bouton vert « Valider » : la proposition est sûre — vous avez déjà classé ce libellé ainsi, ou SisaFlow est confiant à 90 % au moins — et tous les champs sont remplis. Un clic l'enregistre. « Valider les N sûres » prend toutes ces lignes d'un coup.
Les autres lignes s'ouvrent d'un clic : « Vérifier » (une proposition à relire), « Classer » (rien n'a été proposé), « Compléter » (il manque l'enveloppe ou la catégorie comptable). Une rémunération demande toujours votre regard, car il faut désigner les membres : elle ne porte jamais le bouton vert sur sa ligne. Rien n'est jamais enregistré sans validation.
Vos choix sont mémorisés — et appliqués tout de suite. Chaque enveloppe attribuée à un libellé, que ce soit lors de l'embarquement (écran de l'historique bancaire) ou en validant une ligne ici, devient une règle : les prochaines opérations du même libellé arrivent déjà classées, prêtes à valider. Et la règle s'applique aussi à ce qui attend déjà sur cet écran — les opérations encore à classer sont rangées dans l'enveloppe choisie, les lignes préparées mais pas encore validées sont réalignées. Vous corrigez une enveloppe avant de valider ? La correction est mémorisée à son tour, pour la prochaine occurrence comme pour les lignes sœurs en attente.
Relier une activité ou une charge à son paiement
Une ligne saisie à la main peut être reliée à l'opération bancaire qui l'a réellement payée, dans un sens ou dans l'autre :
- depuis l'opération : ouvrez la ligne du virement et choisissez la pastille « Régler des charges ou activités déjà saisies », puis cochez ce que ce paiement règle ;
- depuis l'activité ou la charge : ouvrez sa ligne et cliquez sur « Rattacher au relevé », puis choisissez l'opération.
Dans la fenêtre « Régler des charges ou activités déjà saisies », la liste suit l'ordre des dates, de la plus ancienne à la plus récente : un virement fait en mai pour les premières réunions de l'année se coche dans l'ordre. Un repère signale les écritures postérieures au virement. Quand le libellé du virement nomme un membre, seules les activités où ce membre figure et reste à régler sont affichées, et sa part lui est attribuée d'office (« Modifier » pour choisir un autre bénéficiaire) ; le bouton « Tout » rend la liste complète. La recherche accepte aussi un mois (« mars ») ou un montant (« 400 »).
Pour payer un professionnel sans activité déjà saisie, ouvrez le virement et choisissez « Versement à un membre », nature « Rémunération d'une activité (barème) » : l'activité est créée et reliée dans le même geste (détail dans Rapprochement bancaire).
Déclarer un versement de dotation (ACI ou France Santé)
C'est aussi ici que le virement de la dotation se déclare. Sur un crédit reconnu, la ligne propose « Déclarer » ; en l'ouvrant, un encadré vert apparaît — « Virement CPAM détecté » ou « Virement France Santé détecté » — et montre l'effet avant de valider : votre estimation barrée, remplacée par le montant réellement reçu (ou, si un versement a déjà été classé, le total avant et après).
- Repérez le crédit dans la file « À valider » — sa ligne porte la mention « Dotation ? » et le bouton « Déclarer » — et ouvrez-la : l'encadré vert s'affiche.
- Vérifiez le canal proposé. En haut du volet, la rangée « Nature » porte deux pastilles distinctes, « Dotation ACI (CPAM) » et « Dotation France Santé » : celle que SisaFlow a reconnue dans le libellé est déjà allumée, et le bouton principal dit « Déclarer ACI » ou « Déclarer France Santé ».
- Si la reconnaissance se trompe, cliquez l'autre pastille : le bouton change de canal avec elle. Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas validé — la détection est un défaut proposé, jamais une décision imposée.
- Si ce n'est pas une dotation du tout, choisissez une autre pastille de la même rangée (« Versement d'un membre », « Subvention reçue »…) ; le lien discret « Saisie » ouvre une saisie manuelle. À l'inverse, sur un crédit que SisaFlow n'a pas reconnu, les deux pastilles de dotation ouvrent la même déclaration.
Une fois déclarée, la ligne porte la mention « ACI · hors enveloppes » (ou « France Santé · hors enveloppes ») : c'est une recette, pas une dépense — elle n'entre dans aucune enveloppe et n'est jamais répartie entre les membres. Son montant devient le montant « Confirmé » du Pilotage ACI ; un second versement de la même année s'y ajoute au lieu de le remplacer.
Joindre les justificatifs
Ouvrez une ligne : à droite, le panneau « Justificatif » permet de « Déposer un fichier » (PDF, image ou facture électronique), de choisir une « Pièce déjà déposée », ou simplement de glisser le fichier dessus.
Quand une dépense d'au moins 50 € n'a pas de document, sa ligne affiche un triangle orange — la pastille « Sans justificatif » liste toutes les lignes dans ce cas. Vous pouvez aussi déposer vos factures en vrac avec le bouton « Justificatifs » en haut de l'écran (« Ajouter », puis « Rapprocher tout automatiquement ») : une fois rattachées, elles sont archivées automatiquement dans le Drive, classées par mois.
Questions fréquentes
Puis-je supprimer une ligne créée par erreur ?
Oui : ouvrez la ligne et cliquez sur « Supprimer » (aussi dans le menu « ⋯ »), puis confirmez. L'opération bancaire qui lui était reliée retourne dans « À valider » — rien n'est perdu côté banque.
Mes activités affichent « Enveloppe manquante » : quelle enveloppe choisir ?
Une activité (réunion, RCP, protocole…) consomme le budget de rémunération des membres : c'est l'enveloppe qu'il faut lui donner, et il n'y en a en général qu'une (par exemple « Rémunération des membres (points ACI) » dans la section Concertation). Si elle n'existe pas encore, créez-la dans les enveloppes du budget ACI puis revenez cliquer sur « Compléter ». Pour ne plus avoir à la choisir, donnez-la comme enveloppe par d éfaut aux lignes concernées du barème : les activités suivantes se rangeront toutes seules. Ce n'est pas une enveloppe de dépense de fonctionnement ni de coordination : ces enveloppes-là reçoivent des factures, pas du temps d'équipe.
Une activité a été payée directement par virement à un membre, que se passe-t-il ?
En la reliant à ce virement, SisaFlow la considère comme déjà réglée : elle sort du calcul de la distribution de fin d'année, pour éviter un double paiement.
Salaire de la coordinatrice, virements aux professionnels des protocoles : quelle catégorie ?
Une coordinatrice salariée de la structure (contrat de travail, bulletins de paie) est une charge en catégorie « Salaires » ; ses cotisations URSSAF vont à part, en « Charges sociales ». Si elle facture en indépendante, c'est « Honoraires ». En revanche, un professionnel de la maison — associé ou non — payé pour un protocole n'est pas une charge à classer : c'est une activité à déclarer sur la ligne de barème du protocole, puis à relier au virement qui l'a payée (sur le virement : « Versement à un membre », nature « Rémunération d'une activité (barème) »). Le virement sort alors du calcul de la distribution et le compte comptable est choisi d'après le statut du bénéficiaire (associé, salarié, intervenant extérieur — réglable dans le plan de comptes, onglet « Paiement direct d'activité »). La catégorie « Rétrocession ACI (rémunération d'un professionnel de la MSP) » est réservée aux virements issus d'une distribution ACI déjà clôturée ; un intervenant extérieur qui vend une prestation relève de « Prestation de soins externalisée ». Rien n'est figé : tant que l'exercice n'est pas clôturé, une charge créée par erreur se supprime et l'opération retourne dans « À valider ».